Forum emploi : capacité, budget et demande de dernière minute
Le 14 mars, une entreprise de 60 salariés organise un forum emploi dans une salle municipale prêtée, capacité maximale 250 personnes. Le budget est de 9 500 €. Dix-huit exposants sont inscrits ; deux annulent à douze jours de l’événement. Le traiteur annonce une hausse de 8 % liée aux matières premières. Le proviseur d’un lycée demande d’accueillir 60 élèves supplémentaires, alors que 300 visiteurs sont déjà attendus. L’équipe projet comprend quatre alternants et deux enseignants référents ; elle dispose de trois demi-journées. La sécurité impose de ne pas dépasser la capacité et de tenir un registre d’entrée. Le responsable veut “ne pas refuser le lycée” et envisage d’ouvrir les portes sans comptage. Une subvention de 3 000 € est conditionnée à la présence d’au moins 15 exposants. Il faut arbitrer entre accueil, sécurité, budget et image.
1. À J-12, identifiez les principaux risques et les décisions à prendre. Classez-les.
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Risque de sécurité et de capacité. 300 visiteurs annoncés + 60 lycéens = 360 pour une salle limitée à 250. Ouvrir sans comptage expose à un refus municipal, à une évacuation et à une responsabilité. Décision : ne pas dépasser 250, instaurer des créneaux et un registre ou comptage.
Risque budgétaire. Hausse de 8 % du traiteur et deux exposants perdus. La subvention de 3 000 € exige 15 exposants : 18 moins 2 égale 16, la condition reste remplie. Décision : renégocier le traiteur ou réduire le format (pause simplifiée), ne pas supprimer la subvention.
Risque d’image avec le lycée. Refuser sèchement serait mal perçu. Décision : accueillir les 60 élèves sur un créneau dédié, avec pré-inscription, ou proposer un atelier supplémentaire.
Risque d’organisation. Trois demi-journées pour six personnes : prioriser. Décision : figer un plan de salle, un planning d’accueil et un scénario de régulation.
Ordre de priorité : sécurité, puis engagements financiers, puis relation avec le lycée et les exposants.
2. Construisez un rétroplanning simplifié avec cinq jalons.
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| Échéance | Jalon | Livrable |
|---|---|---|
| J-12 | Arbitrage capacité et budget | Décision écrite : 250 personnes maximum, créneaux lycée, budget révisé |
| J-9 | Relations exposants et lycée | Courrier au lycée, relance des 16 exposants, plan de salle |
| J-5 | Inscriptions et sécurité | Liste des pré-inscrits, registre, briefing des agents |
| J-2 | Logistique | Confirmation traiteur, matériel, signalétique, test du comptage |
| Jour J | Pilotage | Comptage entrées et sorties, régulation, point sécurité toutes les heures |
| J+2 | Bilan | Remerciements, dépenses, indicateurs, retour d’expérience |
Justification : le rétroplanning part de la contrainte non négociable (capacité) et non de la liste des tâches. Les jalons J-12 et J-9 laissent le temps de négocier ; J-2 sécurise l’exécution.
3. Le responsable veut ouvrir les portes sans comptage. Rédigez un argumentaire en trois arguments.
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Argument 1 - responsabilité. La salle est prêtée par la municipalité avec une capacité de 250. En cas d’incendie ou de mouvement de foule, l’organisateur et la collectivité engagent leur responsabilité. Un comptage n’est pas une formalité : c’est la preuve que la limite est respectée.
Argument 2 - faisabilité. On peut accueillir les 60 lycéens sans dépasser 250 en les répartissant sur un créneau dédié et en régulant les entrées. Refuser le lycée n’est pas la seule option ; ouvrir sans compter est l’option la plus risquée.
Argument 3 - image et subvention. Un incident ou une fermeture par la mairie aurait plus d’impact négatif qu’un accueil organisé. La subvention de 3 000 € est conditionnée au nombre d’exposants, pas au nombre d’entrées ; mieux vaut sécuriser les 16 exposants et la conformité.
Proposition finale : pré-inscription, badge, compteur manuel, deux agents, seuil d’alerte à 230 personnes et arrêt des entrées à 250.