Support à l'action managériale et coordination administrative
Le support à l'action managériale est le cœur du métier: organiser l'activité du manager, produire et sécuriser l'information, coordonner les interlocuteurs internes. L'épreuve évalue votre capacité à arbitrer des priorités et à formaliser des procédures fiables.
Organiser l'activité du manager
- Agenda: distinguer urgent et important, préserver des marges, tenir compte des déplacements et des fuseaux horaires, respecter la confidentialité.
- Courriels et courrier: tri, délégation dans le périmètre autorisé, accusés de réception, classement, tableau de suivi.
- Procédures et continuité de service: circuits de validation, suppléance, durées d'archivage, sauvegarde des documents.
- Réunions: convocation, ordre du jour, logistique, puis compte rendu avec relevé de décisions (qui fait quoi, pour quand).
Produire des écrits fiables
La note de service porte une consigne hiérarchique; la note d'information transmet une information descendante sans injonction. Le compte rendu rappelle le contexte, puis énumère décisions, actions, responsables et échéances. Le tableau de bord retient des indicateurs pertinents, pas tous les chiffres disponibles. Règles de forme: en-tête, objet, date, référence, signature, relecture orthographique et vérification des chiffres.
Exemple raisonné
Un manager reçoit trois demandes: un rendez-vous client important, un comité de pilotage à préparer, un déplacement à organiser sous trois jours. Raisonnement: identifier les contraintes (date du comité non déplaçable, disponibilité des participants, délais de réservation), hiérarchiser (comité = jalon fixe; client = enjeu commercial; déplacement = délégable à un prestataire). Puis proposer deux créneaux au client, réserver le déplacement via l'agence, envoyer une convocation avec ordre du jour, inscrire chaque action dans un tableau de suivi avec responsable et échéance. La réponse attendue n'est pas une liste d'actions mais un arbitrage justifié, sécurisé par des confirmations écrites.
Les pièges
Fixer un rendez-vous sans vérifier les disponibilités; oublier la confirmation écrite; rédiger un compte rendu sans décisions ni responsables; diffuser un document confidentiel à une liste trop large; confondre note de service et note d'information; négliger l'archivage et la traçabilité.