Organisation et suivi de projets et d'événements
Cette épreuve professionnelle porte sur la conception, la planification, la budgétisation, le suivi et l'évaluation d'un projet ou d'un événement. Le jury attend une démarche structurée, des livrables datés et des indicateurs, pas une liste d'idées.
Cadrer le projet
- Besoin du commanditaire reformulé en objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis).
- Périmètre: ce qui est inclus et ce qui est exclu; contraintes de délai, de budget, de ressources, de réglementation.
- QQOQCP: qui, quoi, où, quand, comment, combien, pourquoi.
- Acteurs: commanditaire, chef de projet, équipe, prestataires; matrice RACI pour clarifier les rôles.
- Risques: identification, criticité (probabilité × gravité), mesure de prévention.
Planifier et budgétiser
Décomposer en tâches (organigramme des tâches), établir les antériorités, repérer le chemin critique, construire un rétroplanning à partir de la date butoir. Budget: coûts directs (location, traiteur, communication), coûts indirects (temps de travail), marge pour imprévus. Si l'événement génère des recettes (billetterie, sponsors), vérifier l'équilibre et calculer le coût par participant.
Suivre et évaluer
Tableau de bord: jalons, budget engagé et consommé, reste à faire, alertes. Réunions de suivi et comptes rendus de décisions. Évaluation finale: participation, satisfaction, respect du budget, retombées, puis capitalisation de ce qui sera réutilisé.
Exemple raisonné
Journées portes ouvertes, 400 visiteurs attendus, budget 5 000 €. Décomposition: communication, logistique, programme, accueil. Budget: 1 800 € communication, 1 500 € logistique, 1 200 € accueil, 500 € d'imprévus, soit 5 000 €. Coût par visiteur: 5 000 / 400 = 12,50 €. Rétroplanning à T-8 semaines: validation du programme, diffusion, inscriptions, brief des équipes, jour J, bilan. Risque principal: pluie ou affluence supérieure, avec un plan de repli en intérieur.
Les pièges
Confondre tâche et objectif; oublier les antériorités; budget sans marge; négliger la communication interne et la sécurité; aucun indicateur d'évaluation; rétroplanning irréaliste; oublier le bilan et la capitalisation.