ਸੂਚਨਾ ਤੇ ਰਿਪੋਰਟ ਲਈ ਇੱਕੋ ਡਰਾਫ਼ਟ
ਸਾਲਾਨਾ ਇਨਾਮ ਵੰਡ ਸਮਾਗਮ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਵਿੱਚ ਹਰਪ੍ਰੀਤ (ਦਸਵੀਂ-ਅ) ਨੂੰ ਦੋ ਕੰਮ ਦਿੱਤੇ ਗਏ: (1) ਸਕੂਲ ਦੇ ਨੋਟਿਸ ਬੋਰਡ ਲਈ ਸੂਚਨਾ-5 ਅੰਕ, 50 ਸ਼ਬਦਾਂ ਤੱਕ; (2) ਸਕੂਲ ਮੈਗਜ਼ੀਨ ਲਈ ਸਮਾਗਮ ਦੀ ਰਿਪੋਰਟ-10 ਅੰਕ, 150 ਸ਼ਬਦ। ਸਮਾਗਮ 15 ਨਵੰਬਰ ਨੂੰ ਸਵੇਰੇ 10 ਵਜੇ ਸਕੂਲ ਹਾਲ ਵਿੱਚ ਹੋਣਾ ਹੈ; ਮੁੱਖ ਮਹਿਮਾਨ ਬਲਾਕ ਸਿੱਖਿਆ ਅਫ਼ਸਰ ਹਨ, ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਲਾਸ-ਇੰਚਾਰਜ ਸ੍ਰੀਮਤੀ ਕੌਰ ਕਰ ਰਹੀਆਂ ਹਨ, ਰਿਹਰਸਲ 13 ਨਵੰਬਰ ਨੂੰ ਰੱਖੀ ਗਈ ਹੈ। ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਹਰਪ੍ਰੀਤ ਨੇ ਇੱਕ ਹੀ ਡਰਾਫ਼ਟ ਦੋਵਾਂ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਵਰਤ ਲਿਆ: “ਕੱਲ੍ਹ ਸਾਡੇ ਸਕੂਲ ਵਿੱਚ ਇਨਾਮ ਵੰਡ ਸਮਾਗਮ ਬੜੀ ਧੂਮ-ਧਾਮ ਨਾਲ ਹੋਇਆ। ਮੈਂ ਸਾਰੇ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਨੂੰ ਬੇਨਤੀ ਕਰਦਾ ਹਾਂ ਕਿ ਉਹ ਜ਼ਰੂਰ ਆਉਣ।” ਅਧਿਆਪਕ ਨੇ ਦੇਖਿਆ ਕਿ ਉਸ ਦੇ ਦੋਵੇਂ ਜਵਾਬ ਅਸਫ਼ਲ ਸਨ, ਪਰ ਕਾਰਨ ਵੱਖਰੇ-ਵੱਖਰੇ ਸਨ।
1. ਇਹ ਡਰਾਫ਼ਟ ਸੂਚਨਾ ਵਜੋਂ ਕਿਉਂ ਅਸਫ਼ਲ ਹੈ? ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਤਿੰਨ ਗ਼ਲਤੀਆਂ ਨਿਸ਼ਾਨਦੇਹ ਕਰੋ।
Read the worked answer
ਤਿੰਨ ਬੁਨਿਆਦੀ ਗ਼ਲਤੀਆਂ:
- ਕਾਲ ਦੀ ਗ਼ਲਤੀ-ਸਮਾਗਮ ਹੋਣਾ ਹੈ, ਪਰ ਡਰਾਫ਼ਟ ਪਿਛਲੇ ਕਾਲ ਵਿੱਚ ਹੈ (“ਕੱਲ੍ਹ … ਹੋਇਆ”)। ਸੂਚਨਾ ਭਵਿੱਖ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਿੰਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ “15 ਨਵੰਬਰ ਨੂੰ … ਹੋਵੇਗਾ” ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਪੁਰਖ ਦੀ ਗ਼ਲਤੀ-ਸੂਚਨਾ ਸੰਸਥਾ ਵੱਲੋਂ ਨਿਕਲਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਵਿੱਚ “ਮੈਂ” ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ; ਨਿੱਜੀ ਬੇਨਤੀ ਦੀ ਥਾਂ ਸੰਸਥਾ ਦਾ ਨਾਂ ਤੇ ਅਹੁਦਾ ਆਉਂਦਾ ਹੈ।
- ਅਧੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ-ਤਾਰੀਖ਼ (15 ਨਵੰਬਰ), ਸਮਾਂ (10 ਵਜੇ), ਥਾਂ (ਸਕੂਲ ਹਾਲ), ਮੁੱਖ ਮਹਿਮਾਨ ਤੇ ਰਿਹਰਸਲ ਦੀ ਤਾਰੀਖ਼ ਗ਼ਾਇਬ ਹਨ।
ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਰੂਪ ਵੀ ਗ਼ਲਤ ਹੈ: ਸਿਰਲੇਖ “ਸੂਚਨਾ”, ਡੱਬੇ ਵਿੱਚ ਲਿਖਤ, ਤੇ ਹੇਠਾਂ ਦਸਤਖ਼ਤ (ਕਲਾਸ-ਇੰਚਾਰਜ/ਪ੍ਰਿੰਸੀਪਲ) ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ। “ਬੜੀ ਧੂਮ-ਧਾਮ ਨਾਲ” ਵਰਗੀ ਭਾਵਨਾਤਮਕ ਟਿੱਪਣੀ ਸੂਚਨਾ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦੀ।
2. 50 ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਢੁੱਕਵੀਂ ਸੂਚਨਾ ਲਿਖੋ ਤੇ ਦੱਸੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਹੜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕੱਢ ਦਿੱਤੀ ਤੇ ਕਿਉਂ।
Read the worked answer
ਸੂਚਨਾ
ਸਕੂਲ ਦਾ ਸਾਲਾਨਾ ਇਨਾਮ ਵੰਡ ਸਮਾਗਮ 15 ਨਵੰਬਰ ਨੂੰ ਸਵੇਰੇ 10 ਵਜੇ ਸਕੂਲ ਹਾਲ ਵਿੱਚ ਹੋਵੇਗਾ। ਮੁੱਖ ਮਹਿਮਾਨ ਬਲਾਕ ਸਿੱਖਿਆ ਅਫ਼ਸਰ ਸਾਹਿਬ ਹੋਣਗੇ। ਸਾਰੇ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਪਹੁੰਚਣ। ਰਿਹਰਸਲ 13 ਨਵੰਬਰ ਨੂੰ ਹੋਵੇਗੀ।
- ਕਲਾਸ-ਇੰਚਾਰਜ, ਸ੍ਰੀਮਤੀ ਕੌਰ
ਕੀ ਕੱਢਿਆ ਤੇ ਕਿਉਂ: “ਕੱਲ੍ਹ”, “ਹੋਇਆ” ਤੇ “ਮੈਂ ਬੇਨਤੀ ਕਰਦਾ ਹਾਂ” ਹਟਾਏ-ਕਿਉਂਕਿ ਸੂਚਨਾ ਨਿੱਜੀ ਪੱਤਰ ਨਹੀਂ, ਸੰਸਥਾ ਦਾ ਸੰਦੇਸ਼ ਹੈ ਤੇ ਉਹ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਵਾਪਰਨ ਵਾਲੀ ਗੱਲ ਦੱਸਦੀ ਹੈ। “ਬੜੀ ਧੂਮ-ਧਾਮ ਨਾਲ” ਹਟਾਇਆ-ਇਹ ਮੁਲਾਂਕਣ ਹੈ, ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਹੀਂ। ਰੱਖਿਆ: ਕੀ (ਸਮਾਗਮ), ਕਦੋਂ (ਤਾਰੀਖ਼ ਤੇ ਸਮਾਂ), ਕਿੱਥੇ (ਹਾਲ), ਕੌਣ (ਮੁੱਖ ਮਹਿਮਾਨ), ਕਿਸ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ (ਕਲਾਸ-ਇੰਚਾਰਜ), ਤੇ ਰਿਹਰਸਲ ਦੀ ਤਾਰੀਖ਼ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਦੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕੰਮ ਨਾਲ ਜੁੜੀ ਹੈ।
3. ਜੇ ਉਸੇ ਘਟਨਾ ਦੀ ਰਿਪੋਰਟ ਮੈਗਜ਼ੀਨ ਲਈ ਲਿਖਣੀ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਚਾਰ ਚੀਜ਼ਾਂ ਕੀ ਬਦਲਣਗੀਆਂ?
Read the worked answer
ਚਾਰ ਬਦਲਾਅ:
- ਕਾਲ-ਰਿਪੋਰਟ ਸਮਾਗਮ ਵਾਪਰਨ ਮਗਰੋਂ ਲਿਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਪਿਛਲਾ ਕਾਲ (“ਹੋਇਆ”, “ਕਿਹਾ”, “ਸੰਬੋਧਨ ਕੀਤਾ”)।
- ਪੁਰਖ ਤੇ ਢਾਂਚਾ-ਤੀਜਾ ਪੁਰਖ; ਸਿਰਲੇਖ (headline) ਤੇ ਡੇਟਲਾਈਨ (ਥਾਂ, ਤਾਰੀਖ਼) ਸਭ ਤੋਂ ਉੱਪਰ; ਸੂਚਨਾ ਵਾਂਗ ਡੱਬਾ ਜਾਂ ਦਸਤਖ਼ਤ ਨਹੀਂ, ਸਗੋਂ ਰਿਪੋਰਟਰ ਦਾ ਨਾਂ ਅੰਤ ਵਿੱਚ।
- ਵਿਸਥਾਰ-ਕੇਵਲ ਤਾਰੀਖ਼-ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ, ਸਗੋਂ ਸਮਾਗਮ ਦਾ ਕ੍ਰਮ: ਸਵਾਗਤ, ਮੁੱਖ ਮਹਿਮਾਨ ਦਾ ਭਾਸ਼ਣ, ਇਨਾਮਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ, ਸੱਭਿਆਚਾਰਕ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ।
- ਹਵਾਲੇ-ਮੁੱਖ ਮਹਿਮਾਨ ਦੇ ਸ਼ਬਦ ਉਲਟ-ਕਾਮਿਆਂ ਵਿੱਚ ਜਾਂ “ਉਨ੍ਹਾਂ ਕਿਹਾ ਕਿ …” ਰੂਪ ਵਿੱਚ, ਤਾਂ ਜੋ ਰਿਪੋਰਟ ਜੀਵੰਤ ਲੱਗੇ।
ਛੋਟਾ ਨਿਯਮ: ਸੂਚਨਾ ਭਵਿੱਖ ਦੱਸਦੀ ਹੈ ਤੇ ਸੰਖੇਪ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; ਰਿਪੋਰਟ ਬੀਤੇ ਦੀ ਕਹਾਣੀ ਹੈ ਤੇ ਵਿਸਥਾਰ ਨਾਲ ਲਿਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।