差し戻された議事録 ― 決定事項と宿題を分離する
あなたは従業員600名の物流会社の経営企画課に所属し、新倉庫システム導入検討会議の事務局を務めている。先週の会議（出席は役員3名、部長5名、担当者4名、所要90分）の議事録ドラフトを作成して部長に提出したところ、「これでは半年後に揉める。決定事項と宿題が読み取れない」と差し戻された。会議では、ベンダー3社の見積額（A社4,800万円、B社5,600万円、C社3,900万円）、既存の在庫管理システムとの連携可否、現場オペレーションの変更負荷、来年4月の稼働開始という希望時期が議論された。C社は最安だが連携に追加開発が必要で、その費用と期間は未確定である。B社は機能が充実しているが予算を超過する。ドラフトには「C社が最も安価であるため、C社に決定する方向で検討する」「現場の反発はかなり強い」「B社は機能が充実しているが高い」「次回までに各部門で検討する」とだけ記載されている。会議の最後に、部長から「予算は5,000万円が上限。連携方式を次回までに詰める」との発言があったが、発言者名は記録していない。会議中、ある役員が「B社の担当者は頼りない」と述べたが、これもそのまま書き写している。
1. この議事録ドラフトの問題点を挙げ、修正方針を示せ。
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問題点と修正方針
決定・未決・宿題が混在している 「C社に決定する方向で検討する」は決定ではない。決定していないなら未決事項として書く。逆に本当に決まったこと（予算上限5,000万円、稼働希望は来年4月）が書かれていない。→ 議事録を「決定事項／未決事項／アクション」の3区分に再構成する。
主語と発言者が不明 「予算は5,000万円が上限」は誰の発言か分からず、後から覆ったときに根拠が辿れない。→ 発言者は「役職＋氏名」で記録する。
曖昧な形容詞で書いている 「かなり強い」「高い」は検証できない。→ 「現場ヒアリングで変更作業への懸念が◯件」「B社は見積5,600万円で予算上限を600万円超過」のように数値と事実に置き換える。
アクションに担当者・期限がない 「次回までに各部門で検討」では実行されない。→ 「誰が・何を・いつまでに」を1行1アクションで書く。
事実でない評価を書いている 「B社の担当者は頼りない」は個人の評価であり、議事録に残すと角が立つうえ証拠にもなる。→ 事実（回答の遅延が◯回あった等）か、あるいは記載しない。
制約条件が記録されていない 予算5,000万円・稼働時期という意思決定の枠が抜けていると、後から「そんな条件は聞いていない」となる。→ 冒頭に「前提・制約条件」として明記する。
2. 「決定事項／未決事項／アクション」の3区分で、修正後の議事録本文を書き直せ。
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前提・制約条件
- 予算上限：5,000万円（部長・〇〇発言）
- 稼働希望時期：来年4月1日
決定事項
- 上記の予算上限と稼働希望時期を前提に、ベンダー選定の検討を継続する。本会議ではベンダーの決定は行わない。
未決事項
| No | 内容 | 現状 | 論点 |
|---|---|---|---|
| 1 | ベンダー選定 | 未決定 | C社3,900万円で最安だが、既存在庫管理システムとの連携に追加開発が必要で、費用・期間が未確定。B社5,600万円は予算を600万円超過。A社4,800万円は予算内だが機能面の評価が未了 |
| 2 | 連携方式 | 未決定 | 追加開発か、既存システムの改修か、中間ファイル連携かの3案 |
| 3 | 現場の変更負荷 | 未確定 | ピッキング手順の変更範囲と教育時間 |
アクション
| No | 内容 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 1 | C社の連携追加見積・工期の取得 | 情報システム課 佐藤 | 次回会議（〇月〇日）まで |
| 2 | 現場ヒアリング（変更負荷の定量化・影響人数） | 物流部 鈴木 | 〇月〇日 |
| 3 | 予算超過時の代替案（A社／B社）の比較表作成 | 経営企画 田中 | 〇月〇日 |
| 4 | 次回会議の招集と論点整理 | 経営企画 田中 | 〇月〇日 |
次回会議：〇月〇日 14:00〜15:30、第2会議室
※本議事録は事実と決定の記録であり、個人の評価・推測は記載しない。修正があれば開催日から3営業日以内に事務局へ申し出ること。