ビジネス文書：社外文書の構成と誤解されない文章術
ビジネス文書は、社内外の文書を読む人に正確に伝わる形で書けるかを問う領域です。社外文書の構成、頭語と結語の対応、社内文書の種類、メールの作法、誤解を生まない文章技術が出題されます。
社外文書の骨格
前文（頭語・時候の挨拶・安否の挨拶）→主文（結論・理由・詳細）→末文（結語）→記書き（「記」以下に用件を箇条書き）→「以上」の順です。頭語と結語は対応させます。拝啓↔敬具、前略↔草々、謹啓↔謹言。時候の挨拶は季節に合わせ、1月なら「新春の候」、7月なら「盛夏の候」のように選びます。
社内文書とメール
稟議書は起案理由・内容・費用・効果を書き、決裁者の判断材料をそろえます。報告書は結論先出し、議事録は決定事項とToDo（担当・期限）を明記します。メールは件名・宛名・名乗り・本文・結び・署名の順で、件名だけで用件が分かるようにします。
文章技術
一文一義、主語と述語を近づける、二重否定を避ける、曖昧な「検討します」には期限を添える。「させていただきます」の乱用を避け、「いたします」で足りる場面を見極めます。
例題（判断の流れ）
納品が1週間遅れる旨を取引先に詫びる社外文書を書く。→ 頭語「拝啓」、時候の挨拶、平素の厚誼への謝辞、結論「納品が1週間遅延します」、原因、再発防止策、代替案、結語「敬具」、記書きに新しい納品日と担当者連絡先を置きます。謝罪を末尾に回すと印象が悪くなります。
失点しやすいポイント
- 「拝啓」で始めて「草々」で結ぶ（頭語と結語の不一致）。
- 時候の挨拶と実際の季節のずれ。
- 社外文書で「以上」を書き忘れる、記書きが本文に混ざる。