三つ巴の日程調整――移動時間と勤務時間の制約下で

まず時間を計算して、成立しないことを確認する。

• X社9時開始・2時間 → 11時に本社終了。11時15分発 → 車70分で12時25分に工場着。委員会14時開始なら1時間の余裕がある。委員会を1時間と仮定すると15時終了。
• 15時工場発 → 車なら16時30分着で懇親会16時開始に間に合わない。電車なら16時10分着で、16時開始に10分遅れる。
• つまり「9時開始」と「14時委員会」と「16時懇親会」は同時に満たせない。

優先順位の考え方：①安全衛生委員会（労働安全衛生上の定例開催で、設備点検の立会いという変更理由が工場側にある）②X社価格交渉（重要案件だが9時開始は受け入れ可能）③懇親会の主催者挨拶（変更・代理が最も現実的）。

組み直し案：

• 案A（本命）：X社9時開始を受諾。委員会は14時を維持しつつ、工場に「13時開始」を打診。13時〜14時で終えれば14時10分発、電車で15時20分着、16時挨拶に余裕。
• 案B（次善）：委員会14時を維持し、懇親会主催者に「16時30分に挨拶を変更」を依頼。15時発・電車で16時10分着、16時30分挨拶。
• 案C（最終手段）：副工場長に委員長代理を依頼。安全衛生委員会の委員長代理が規程上可能かを総務に確認したうえで、社長名の挨拶は役員代理に切り替える。

移動負担への配慮：70代の工場長に車での往復は負担が大きい。電車移動を軸に、駅までの送迎を手配する。

順番の基準は「相手を待たせている時間」と「変更の連鎖の大きさ」。

1. X社（先方）：開始時刻の変更を申し出ている相手で、返答を待っている。可否を即断して返す。9時開始は受け入れ可能なので、担当役員の了承を取ったうえで「9時で承ります」と電話。
2. 工場（安全衛生委員会の事務局）：委員会時刻の再調整は社内調整に時間がかかり、設備点検の段取りにも影響する。13時開始が可能かを最初に打診する。
3. 懇親会の主催者：挨拶時刻の変更は早いほど失礼が小さい。ただし工場の回答待ちなので、案Aと案Bの両にらみで「16時30分に変更をお願いできないか」を先に相談しておく。
4. 担当役員・運転手・総務：社用車の配車と電車の切符、送迎車の手配。ここは最後でよいが、朝一番に押さえる。

手段の使い分け：時刻変更・謝罪・依頼は電話で行い、内容をメールで送って記録に残す。社内の調整はチャットやメールで履歴を残し、口頭で決めたことは必ず書き戻す。変更が確定した時点で、社長室・総務・関係役員に一斉共有する。

問題：予定表には「通院」「家族の用事」「私的な会食」などが入り得る。全役員が閲覧できる状態は、プライバシー侵害と、不要な情報の拡散（「工場長は体調が悪いらしい」といった噂の源）を招く。また、価格交渉や資本提携に関わる予定の件名がそのまま見えると、社内の口が軽い経路から外部に漏れるリスクがある。

改善策：

• 公開範囲を「社外公務／社内会議／私用」の3区分に単純化し、私用は「終日・私用」とだけ表示する。
• 閲覧権限を秘書室・本人・総務責任者に限定し、他の役員には「空き／不在」だけが見える設定にする。
• 機密性の高い案件は件名をコード化する（例：「A案件」「M案件」）。
• 予定表は日記ではなく業務調整の道具である、という運用ルールを総務から全役員に周知する。
• 本人の同意なく秘書が私用の詳細を入力しない。入力が必要な場合は本人に確認する。