Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) study guide
Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) · Work through your exam, one topic at a time.
秘書検定（秘書技能検定）は、秘書・アシスタント職を目指す人、また現にその職にある人が、職務に必要な常識と技能を客観的に確かめるための日本の検定です。主催団体は公益財団法人実務技能検定協会で、3級・2級・準1級・1級という段階があります。学生から社会人まで受験でき、就職・転職の際に基礎的なビジネス教養を示す材料として使われることが多い資格です。出題は単なる知識暗記ではなく、状況判断を問う形式が中心です。たとえば「上司の指示が曖昧なとき、どう動くか」「来客と電話が重なったとき、どちらを優先するか」といった場面で、秘書として望ましい行動を選ばせます。領域は、秘書の役割と心構え・職業倫理、ビジネス文書や会議・スケジュール・情報管理といった職務知識、社会常識や経済・法律・時事などの一般知識、敬語・電話・来客応対・席次といったマナー接遇、そして文書作成や計算・ICT活用などの実務技能に分かれます。対策は、公式が公表する出題範囲と過去問題の形式を確認し、テキストで各領域の考え方を押さえたうえで、問題演習で「なぜその対応が適切か」を説明できるようにする順序が効率的です。級や日程・受験料などの最新情報は主催団体の公式サイトで確認してください。当ページは独立した学習用の解説であり、主催団体とは関係ありません。. Topics on this exam: 必要とされる資質（秘書の役割と心構え、職業倫理、資質向上）, 職務知識（ビジネス文書、会議・行事、スケジュール管理、情報管理、オフィス環境）, 一般知識（社会常識、経済・法律、時事、文化・教養）, マナー・接遇（敬語、電話応対、来客応対、ビジネスマナー、席次）, and 技能（文書作成、計算・データ処理、情報通信技術の活用、事務処理の実務技能）. The Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) study guide has 5 sections and about 226 words.
01必要とされる資質--秘書の役割・職業倫理・資質向上
秘書検定は「知識」よりも「判断」を問う試験です。この領域では、秘書の役割、職業倫理、資質向上の3本柱について、状況を読んで適切な行動を選べるかが試されます。 秘書の仕事は上司の 補佐 です。上司の意思決定を代行することではなく、上司が本来の職務に集中できるよう、情報・時間・環境を整えることです。 優先順位は「来客・電話（目の前のお客様）→上司からの直接の指示→自分のルーチン業務」。来客や電話は待ってもらえないため後回しにできません。 「報告・連絡・相談」は上司相手でも例外ではありません。悪い知らせほど早く伝えるのが鉄則です。 上司の予定・体調・人間関係を把握し、先回りして準備する「先読み」が評価されます。 守秘義務 ：業務上知った情報は、退職後も含めて第三者に漏らしません。家族にも話しません。 公私の区別 ：備品・経費・勤務時間を私用に使わない。贈り物や接待は社内規程に従い、上司に相談します。 公平・中立 ：相手への好悪で対応を変えず、特定の取引先だけ優遇しません。 権限を超えない ：上司の名前で勝手に約束しない。迷ったら上司に確認します。 取引先から電話で「上司の携帯番号を教えてほしい」と言われました。→ 個人情報であり守秘義務の対象なので伝えません。ただし「教えられません」で終わらせず、「私どもでご用件を承り、上司に取り次ぎます。折り返しのお電話でよろしいでしょうか」と代替案を出します。相手の用件を5W1Hで聞き、上司に報告して折り返しの可否を判断してもらう流れです。 語学・IT・業界知識の自己啓発。上司の業界の専門用語を覚えると、打ち合わせのメモが取れるようになります。 上司や先輩に改善点を聞く。フィードバックを求める姿勢そのものが資質です。 「指示が曖昧なら自分で解釈して進める」は誤り。受け取った直後に5W1Hを確認します。 「親しい取引先なら多少の情報は伝えてよい」も誤り。親しさは守秘義務の例外になりません。 上司に嫌われまいと報告する内容を選ぶのも誤り。報告の取捨選択は上司の判断材料を奪います。.
47 words, under 1 min02職務知識--ビジネス文書・会議・スケジュール・情報・オフィス環境
ビジネス文書、会議・行事、スケジュール管理、情報管理、オフィス環境という、秘書の日常業務そのものです。手順と形式の知識が得点差になります。 社外文書は「前文（頭語・時候の挨拶・安否の挨拶）→本文→末文（結びの挨拶・結語）」の構成です。 頭語と結語は対応させます。拝啓⇔敬具、謹啓⇔謹言、拝復⇔敬具。片方だけでは失格です。 社内文書は前文を省略し、件名・用件から書き始めてよい。 宛名は会社名・部署名・役職・氏名の順を崩さない。 招集通知には日時・場所・議題・出席者・持ち物を明記します。 議事録は発言の逐語録ではありません。決定事項、アクションアイテム（担当者・期限）、次回日程を中心にまとめます。 会議後は速やかに配布し、決定事項は上司の予定表にも反映させます。 「確定」と「仮」を区別して記入し、仮の予定は確定したら書き換えます。 移動時間・準備時間・バッファを逆算して確保します。 ダブルブッキングを防ぐため、週の初めと前週末に予定を確認します。 保存年限は社内規程に従う。機密文書は鍵付き保管、廃棄はシュレッダー。 クリアデスク・クリアスクリーン、離席時の画面ロックを徹底します。 5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）で来客スペースも整えます。 上司の予定表に「14時 取引先訪問（A社）」とだけありました。→ 訪問先までの移動時間と資料準備の時間を逆算し、12時30分〜13時30分を資料準備、13時30分を出発、と「仮」で押さえます。予定表は予定そのものではなく「その準備と移動を含めて管理する」のが秘書の仕事です。 議事録を発言の全部入りにすると決定事項が埋もれます。 頭語と結語の対応ミス、時候の挨拶の季節ずれ。 「仮」の予定を確定扱いしてしまい、ダブルブッキングを招く。. オフィスは5Sで整え、来客スペースも対象にする.
49 words, under 1 min03一般知識--社会常識・経済・法律・時事・文化
社会常識、経済・法律、時事、文化・教養。暗記色が強い領域ですが、丸暗記ではなく「社会人として説明できるか」が問われます。時事は毎回出題されるため、日頃のニュースチェックが対策になります。 冠婚葬祭の表書き：結婚祝いは「寿」、香典は「御霊前／御佛前」、快気祝いは「御快気祝」。 祝儀袋は水引が結び切りのものを使い、不祝儀は「結び切り」か「あわじ結び」にします。 年中行事や有名な文化施設の位置なども出題されます。 GDP（国内総生産）、円高・円安の影響、日銀の金融政策（利上げ・利下げ、量的緩和）。 円安は輸出企業に有利に働き、輸入物価を押し上げます。 株価・為替・金利の関係は断定せず「一般にこう言われる」レベルで押さえます。 労働基準法：法定労働時間は1日8時間・週40時間。年次有給休暇は6か月継続勤務で10日。 個人情報保護法、会社法（株主総会・取締役会）、独占禁止法、下請法。 著作権：業務で使う画像・音楽も無断使用はできません。 茶道・華道・歌舞伎・能の基礎、美術館・博物館の名称。 敬語やマナーの背景にある日本の文化も含みます。 「4月1日入社の社員に、10月1日に与える年次有給休暇は何日か」→ 6か月継続勤務で付与されるので10月1日が付与日、全日出勤なら10日です。「入社日に付与」としないのがポイントです。 円高＝輸出に有利、と逆に覚えてしまう。 有給休暇の付与日を入社日と混同する。 時事を「ニュースを見ていない」で落とす。試験直前の白書・統計・法改正を確認します。.
44 words, under 1 min04マナー・接遇--敬語・電話・来客・席次
敬語、電話応対、来客応対、ビジネスマナー、席次。知識問題と実技（面接）の両方に直結する、配点の大きい領域です。「正しい言葉遣い」と「位置関係」をセットで覚えます。 尊敬語（相手の動作）・謙譲語（自分の動作をへりくだる）・丁寧語（です・ます）の区別が基本。文化庁の「敬語の指針」では謙譲語を謙譲語Iと謙譲語II（丁重語）に分けた5分類です。 二重敬語は誤り：「お伺いします」→「伺います」、「おっしゃられる」→「おっしゃる」、「ご覧になられる」→「ご覧になる」。 「させていただく」の乱用も減点対象。許可を得た行為に限ります。 3コール以内に取り、名乗ります：「はい、○○株式会社でございます」。 担当者不在なら「あいにく席を外しております」。伝言は5W1H＋復唱。 取り次ぎは「○○の件で△△様からお電話です」。 名刺は両手で受け取り、すぐにしまわず相手の名刺を先に確認します。 自分の名刺は相手より少し低い位置で差し出します。 応接室：入口から最も遠い奥の席が上座。 車（運転手あり）：助手席の後ろが最上席、次に運転手の後ろ、助手席、最後に後部中央。 エレベーター：奥が上座、操作盤の前が下座。 和室：床の間の前が上座。 「お伺いしてもよろしいでしょうか」は二重敬語です。「伺う」がすでに謙譲語なので「お」を付けず、「伺ってもよろしいでしょうか」が適切です。 上座・下座を逆に覚える（特に車とエレベーター）。 上司に「ご苦労様です」を使う。目上の相手には「お疲れ様です」。. 電話は3コール以内、名乗り、不在時は伝言を5W1Hで聞いて復唱.
43 words, under 1 min05技能--文書作成・計算・ICT・事務処理
文書作成、計算・データ処理、情報通信技術の活用、事務処理の実務技能。手を動かす知識が問われ、実技試験とも共通します。 表記の統一：数字はアラビア数字か漢数字かを文書内で統一し、「こと」「もの」を使い分け、句読点の位置をそろえます。 社外文書は前文・本文・末文の形式、社内文書は件名から。 誤字脱字のチェックは音読で行い、送信前の宛名・添付ファイルの確認を習慣にします。 前年比＝今年÷前年×100、構成比＝部分÷全体×100、増減率＝（今年−前年）÷前年×100。 表計算の基本関数：合計SUM、平均AVERAGE、検索VLOOKUP、条件分岐IF。 グラフの使い分け：棒グラフ＝項目の比較、折れ線＝時系列の推移、円グラフ＝構成比。 メール：件名は用件を具体的に、CCは関係者、BCCは宛先を隠したい場合。添付ファイルは開ける形式か確認します。 情報セキュリティ：パスワード管理、不審メールのリンクを開かない、クラウド保存の社内ルール。 オンライン会議：開始前の接続確認、ミュート、録画の同意。 稟議・起案の流れ、経費精算の締め日、郵便・宅配の区分（速達・書留・特定記録）。 ファイリングは時系列・名簿・分類のいずれかに統一し、ラベルを付けます。 前年売上2,500万円、今年3,000万円のときの前年比と増減率を求めます。前年比＝3,000÷2,500×100＝120%。増減率＝（3,000−2,500）÷2,500×100＝20%です。「20%増」と「前年比120%」を混同しないことが大切です。 「前年比120%」と「20%増」の言い換えミス。 時系列の推移に円グラフを使う（推移は折れ線）。 メールの宛先確認漏れ。誤送信は情報漏えいにつながります。. メールは件名を具体的に、CCとBCCを用途で使い分ける.
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