Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) case studies
Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) · Put your knowledge to work in context.
秘書検定（秘書技能検定）は、秘書・アシスタント職を目指す人、また現にその職にある人が、職務に必要な常識と技能を客観的に確かめるための日本の検定です。主催団体は公益財団法人実務技能検定協会で、3級・2級・準1級・1級という段階があります。学生から社会人まで受験でき、就職・転職の際に基礎的なビジネス教養を示す材料として使われることが多い資格です。出題は単なる知識暗記ではなく、状況判断を問う形式が中心です。たとえば「上司の指示が曖昧なとき、どう動くか」「来客と電話が重なったとき、どちらを優先するか」といった場面で、秘書として望ましい行動を選ばせます。領域は、秘書の役割と心構え・職業倫理、ビジネス文書や会議・スケジュール・情報管理といった職務知識、社会常識や経済・法律・時事などの一般知識、敬語・電話・来客応対・席次といったマナー接遇、そして文書作成や計算・ICT活用などの実務技能に分かれます。対策は、公式が公表する出題範囲と過去問題の形式を確認し、テキストで各領域の考え方を押さえたうえで、問題演習で「なぜその対応が適切か」を説明できるようにする順序が効率的です。級や日程・受験料などの最新情報は主催団体の公式サイトで確認してください。当ページは独立した学習用の解説であり、主催団体とは関係ありません。. Topics on this exam: 必要とされる資質（秘書の役割と心構え、職業倫理、資質向上）, 職務知識（ビジネス文書、会議・行事、スケジュール管理、情報管理、オフィス環境）, 一般知識（社会常識、経済・法律、時事、文化・教養）, マナー・接遇（敬語、電話応対、来客応対、ビジネスマナー、席次）, and 技能（文書作成、計算・データ処理、情報通信技術の活用、事務処理の実務技能）. The Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) case studies are 5 cases and about 291 words.
1科目の付け替え指示と守秘情報――社長秘書の判断
あなたは中堅の産業機器メーカー（従業員600名）で、社長秘書を務めて3年目になる。ある月曜の朝、社長から「先週金曜にA社の役員3名と会食した。領収書は8万4,000円だが、これを交際費ではなく『会議費』の科目で経理に回してくれ。金額が大きいと目立つから」と指示された。実際の会食は料亭の個室で、同席したのは社長とあなた、先方3名の計5名だった。社長は「会議費で通るはずだ」と言い切っている。同じ日の午後、社内の若手営業社員が「社長が来月B社と資本提携するらしいですね。取引先に伝えてもいいですか」と小声で尋ねてきた。この件は先週の役員会で『社外秘・公表は取締役会決議後』と確認したばかりで、あなたは議事録作成で内容を知っている。さらに経理部からは「先月分の交際費が予算を超過している。科目の付け替えで調整できないか」という内線が入った。あなたは今年、簿記2級の取得に向けて通信講座を受講しており、科目区分の基本は理解している。社長は日ごろから「数字は正確に」と話しており、あなたもその姿勢を信頼してきた。会食の翌日には、A社から礼状と次回の打ち合わせ候補日が届いている。.
47 words, under 1 min2三つ巴の日程調整――移動時間と勤務時間の制約下で
あなたは従業員420名の食品製造会社で、取締役工場長の秘書を担当している。来週木曜日の予定が三つ重なっている。10時から本社3階会議室で主要取引先X社との価格交渉（先方は部長2名、所要2時間の見込み、担当役員も同席）、13時30分から埼玉工場で月次の安全衛生委員会（工場長は委員長として出席必須、本社から車で70分）、16時から都内ホテルで業界団体の懇親会（主催者挨拶を15分で依頼されている）。ところが水曜夕方、X社から「木曜は9時開始に変更してほしい」と連絡が入り、ほぼ同時に工場から「安全衛生委員会は14時に変更したい。設備点検の立会いが入った」と連絡が来た。社用車は1台しか空いておらず、運転手の勤務時間は8時から18時まで。工場から懇親会会場までは車で90分、電車なら工場最寄駅から都内まで約60分（駅までの送迎10分を含む）。役員の予定は社内システムで全役員に共有されている。工場長は70代で、長時間の連続移動を避けたいと常々話している。. まず時間を計算して、成立しないことを確認する。 X社9時開始・2時間 → 11時に本社終了。11時15分発 → 車70分で12時25分に工場着。委員会14時開始なら1時間の余裕がある。委員会を1時間と仮定すると15時終了。 15時工場発 → 車なら16時30分着で懇親会16時開始に間に合わない。電車なら16時10分着で、16時開始に10分遅れる。 つまり「9時開始」と「14時委員会」と「16時懇親会」は同時に満たせない。 優先順位の考え方 ：①安全衛生委員会（労働安全衛生上の定例開催で、設備点検の立会いという変更理由が工場側にある）②X社価格交渉（重要案件だが9時開始は受け入れ可能）③懇親会の主催者挨拶（変更・代理が最も現実的）。 組み直し案 ： 案A（本命）：X社9時開始を受諾。委員会は14時を維持しつつ、工場に「13時開始」を打診。13時〜14時で終えれば14時10分発、電車で15時20分着、16時挨拶に余裕。 案B（次善）：委員会14時を維持し、懇親会主催者に「16時30分に挨拶を変更」を依頼。15時発・電車で16時10分着、16時30分挨拶。 案C（最終手段）：副工場長に委員長代理を依頼。安全衛生委員会の委員長代理が規程上可能かを総務に確認したうえで、社長名の挨拶は役員代理に切り替える。 移動負担への配慮 ：70代の工場長に車での往復は負担が大きい。電車移動を軸に、駅までの送迎を手配する。. X社（先方） ：開始時刻の変更を申し出ている相手で、返答を待っている。可否を即断して返す。9時開始は受け入れ可能なので、担当役員の了承を取ったうえで「9時で承ります」と電話。 2. 懇親会の主催者 ：挨拶時刻の変更は早いほど失礼が小さい。ただし工場の回答待ちなので、案Aと案Bの両にらみで「16時30分に変更をお願いできないか」を先に相談しておく。 4. 問題 ：予定表には「通院」「家族の用事」「私的な会食」などが入り得る。全役員が閲覧できる状態は、プライバシー侵害と、不要な情報の拡散（「工場長は体調が悪いらしい」といった噂の源）を招く。また、価格交渉や資本提携に関わる予定の件名がそのまま見えると、社内の口が軽い経路から外部に漏れるリスクがある。 改善策 ： 公開範囲を「社外公務／社内会議／私用」の3区分に単純化し、私用は「終日・私用」とだけ表示する。 閲覧権限を秘書室・本人・総務責任者に限定し、他の役員には「空き／不在」だけが見える設定にする。 機密性の高い案件は件名をコード化する（例：「A案件」「M案件」）。 予定表は日記ではなく業務調整の道具である、という運用ルールを総務から全役員に周知する。 本人の同意なく秘書が私用の詳細を入力しない。入力が必要な場合は本人に確認する。.
58 words, under 1 min3広報誌づくりで問われる一般知識――誤った経済記述・写真・転載
あなたは中堅の卸売会社（従業員300名）の総務部で、月1回発行の広報誌（A4判8ページ、全社員と主要取引先約80社に配布）の編集を任されている。今月号の目玉は、新製品紹介、勤続20年の表彰記事、そして『経済ミニ講座』のコーナーだ。経済ミニ講座の原稿は営業部の若手社員が書いたもので、「円安が進むと輸入コストが下がるため、輸入品を扱う当社には追い風です」と書かれている。表彰記事には受賞者5名の集合写真を載せる予定だが、うち2名は昨年、写真掲載を断った経緯がある。さらに上司からは、業界紙の記事（約800字）のうち3段落をそのまま転載したいという指示が出ている。配布先には取引先も含まれ、社外秘の売上数値は載せない約束になっている。あなた自身は経済の専門家ではないが、数字と事実は必ず確認するようにしている。入稿締切は5営業日後。広報誌は社長が毎月目を通しており、誤りがあれば総務部の責任になると言われている。取引先からは読みやすいと好評だが、それは事実の正確さがあってこそだと考えている。.
54 words, under 1 min4来客応対と会食の席次――足の不自由な来客と社長の遅刻
あなたは従業員80名のソフトウェア会社で社長秘書をしている。来週火曜、創業以来つきあいのある商社Y社の常務（60代男性）と部長（40代男性）が来社し、15時から1時間の打ち合わせ、その後17時30分から駅前の和食店の個室で会食する。当日は、当社から社長（50代男性）、営業部長（40代女性）、そしてあなたの3名が同席する。和食店の個室は8畳で、床の間があり、入り口から遠い奥が上座とされている。社長は15時の開始に10分遅れて到着する予定で、先方をお通しするのはあなたと営業部長。エレベーターは1基で、応接室は6階、玄関は1階。会食の席では、社長が「Y社さんとは長い付き合いだから」と上座を譲ろうとする可能性がある。また当日朝、先方の部長から「常務は最近足が不自由で、階段は避けたい」と電話があった。名刺は先方2名とも初対面ではなく、あなたは常務と一度会食で同席したことがある。会食の費用は当社持ちで、予算は1人1万2,000円。. 原則 ：和室では、入口から最も遠く、床の間を背にする席が上座。入口に近い席が下座で、配膳や指示を行う側が座る。 配置案 ： 上座（奥・床の間側）：Y社常務 その隣（準上座）：社長 中間：Y社部長、営業部長 下座（入口近く）：あなた 理由 ：お客様を上座にするのが基本。社長は上座を譲られない立場として常務の隣に座る。あなたは下座で、料理の進行、お酌、店との連絡、時間管理を受け持つ。営業部長を下座側に置くのは、あなたが店との調整に立つため。 社長が上座を譲ろうとした場合 ： 表立って止めるのではなく、案内の段階で先に常務を上座へ通す。「常務、こちらへどうぞ」と自然に導けば、譲る場面自体が生じにくい。 それでも社長が譲ろうとしたら、小声で「本日はお客様が上座で」と一言添える。社長の好意を否定せず、場の秩序を保つ。 常務がかたくなに辞退する場合は、無理に押し返さず、社長が上座・常務がその隣という形に落とす。形式的な席次より、来客がくつろげることを優先する。.
60 words, under 1 min5展示会アンケート集計の不整合――412件の数字をどう確定するか
あなたは従業員250名の医療機器販売会社で営業事務を担当している。先月開催した自社展示会の来場者アンケート（配布600枚、回収412枚）をExcelで集計し、部長に報告書を提出することになった。アンケートは5段階評価3問と自由記述1問からなる。昨日、集計表を作り終えて総回答数欄に412と入力したが、今日になって設問2の回答数が398、設問3が405とばらついていることに気づいた。入力漏れか無回答かの区別がついていない。また、集計を手伝った派遣社員が同じ回答を二重に入力した形跡が3件ある。報告書は明日17時締切で、部長は明後日朝の役員会で使う。アンケートには氏名・会社名・電話番号の記入欄があり、あなたは報告書の添付資料として名簿を配布するつもりでいた。Excelファイルは共有フォルダに置かれ、最終更新者はあなたになっている。部長からは「数字は根拠を聞かれたらすぐ答えられるように」と言われている。使える時間は今日の午後3時間と明日の午前中しかない。原票の紙アンケートは段ボール3箱分、会議室に保管されている。. 重複の特定 ：回答者IDまたは通し番号、タイムスタンプで並べ替え、同一内容が連続している箇所を探す。3件は削除し、削除したIDを記録に残す。 3. 原票との突合 ：412件は全件チェックできる規模。段ボールから回答者ID順に取り出し、ExcelのIDと照合する。抜き取りでは不整合の原因が特定できない。 4. 再計算 ：COUNTIF関数やピボットテーブルで設問別件数を再集計し、手作業の合計と一致するか二重に確認する。 6. 結論：そのまま添付して配布しない。 理由 ：氏名・会社名・電話番号は個人情報。アンケートで取得した情報は、回収時に示した利用目的の範囲でしか使えない。役員会で配布すると、目的外利用と第三者提供に近い状態になる。社外秘の取引先情報を含む点でもリスクが大きい。 代替案 ： 報告書には集計結果と自由記述の要約だけを載せる。 名簿は報告書から切り離し、閲覧が必要な場合はID化・マスキングした一覧を渡す。 個別のフォローアップが必要な場合は、営業部門の責任者を通じて、目的と保管方法を定めたうえで渡す。 共有フォルダの扱い ：最終更新者が自分になっている以上、アクセス権限を確認する。全社共有になっていれば、閲覧を営業事務と営業部長に限定する。 部長への伝え方 ：「名簿は個人情報なので添付は避け、集計結果のみにしたい。個別フォローが必要なら別ルートで渡す」と、理由と代替案をセットで示す。. 原票412件とExcelのIDを突合し、設問2・3の不足分の原因を「無回答」か「入力漏れ」かに仕分ける（2時間）。 3.
72 words, under 1 min