Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) cheat sheet

秘書の基本機能は「補佐」であり、上司の意思決定を代行せず、判断材料の提供・調整・情報伝達で支える。

守秘義務は在職中だけでなく退職後も継続する。取引先情報・人事・未公開の経営情報は社内外を問わず開示しない。

上司の公私の区別が曖昧な依頼（私用の買い物、個人的な送金など）は業務範囲外として丁寧に断り、必要なら上長や窓口に相談する。

報告・連絡・相談は「結論→理由→補足」の順で行う。悪い情報ほど早く、一次情報のまま伝える。

秘書の裁量が及ぶのは「段取り」と「情報整理」。方針決定・契約締結・支出の最終承認は上司または権限者の職務。

自己研鑽は業務時間内の情報収集（官公庁統計、業界紙、決算短信）と、業務外の資格・研修を組み合わせて計画的に行う。

受けた指示は復唱して締めくくる（「〜の件、○日までに、△△の方法で、でよろしいですね」）。曖昧さはその場で解消する。

失敗時は隠さず、影響範囲・原因・暫定対応・再発防止策をセットで報告する。謝罪は具体的な事実に対して行う。

社外向け文書は「頭語―時候の挨拶―本文―結語」の構成。社内向けは時候の挨拶を省き、件名・宛先・本文・記番者を簡潔に記す。

文書番号・日付・宛先・発信者・件名を冒頭に置き、末尾に以上・担当者・連絡先を記載するのが標準的な社外文書の型。

会議の準備は「招集通知（日時・場所・議題・出欠）→資料の事前配布→会場設営→当日進行→議事録の承認と配布」の順で進める。

議事録は決定事項・保留事項・担当者・期限を必ず記載する。発言の逐語記録ではなく、決定と根拠を残すのが目的。

スケジュール管理では、移動時間・準備時間・バッファを実時間で押さえ、ダブルブッキングを防ぐ。変更は関係者全員に即時共有する。

情報管理は「機密区分（社外秘・関係者限り・公開可）」「保存場所」「保存期限」「アクセス権」の4点を文書ごとに定める。

個人情報は利用目的の特定・目的外利用の禁止・安全管理措置・第三者提供の制限・開示請求対応の枠組みで扱う。

オフィス環境は整理・整頓・清掃・清潔・しつけ（5S）を基本とし、来客動線と機密書類の置き場所を分離する。

日本の国会は衆議院・参議院の二院制。法律案は原則として両院の可決で成立し、衆議院の優越が認められる事項がある。

成年年齢は18歳（2022年4月施行）。ただし飲酒・喫煙は20歳未満禁止で、年齢要件は分野ごとに異なる。

労働基準法の法定労働時間は1日8時間・週40時間。これを超える労働には労使協定（36協定）と割増賃金が必要。

消費税は標準税率10%（うち地方消費税2.2%）、軽減税率8%。税込・税別の表示区分を確認して計算する。

GDPは国内で一定期間に生み出された付加価値の合計。名目値と実質値があり、物価変動を除いた実質値で成長率を測る。

為替は円高で輸入品が安く輸出に不利、円安で輸入品が高く輸出に有利。輸出企業の収益は円安で改善しやすい。

敬称・呼称の基本は「社外の人には自社の者を敬称なしで呼ぶ」。自社の上司でも社外には「田中は」と伝える。

時事問題は一次情報（政府広報、白書、統計局、日銀、主要通信社）で確認し、SNSの伝聞のみで判断しない。

敬語は尊敬語（相手の動作）・謙譲語（自分の動作）・丁寧語（聞き手への配慮）の3分類。二重敬語（「おっしゃられました」）は避ける。

「お伺いします」「お拝見します」は謙譲語に「お」を付けた過剰敬語。正しくは「伺います」「拝見します」。

電話は3コール以内に取る。名乗りは「会社名＋部署名＋氏名」の順。相手の用件は復唱し、数字・固有名詞は必ず繰り返す。

取り次ぎの基本は「お名前・会社名・用件」を確認し、担当者が不在なら戻り予定と伝言の要否を尋ねる。

来客応対は「お出迎え→名刺交換→応接室への案内→上座の案内→見送り」の順。見送りは相手の姿が見えなくなるまで行う。

名刺交換は互いに立ち、自分の名刺を相手の正面に差し出す。受け取った名刺はすぐしまわず、会話中は机上に置く。

応接室の席次は、入口から最も遠い奥の席が上座。次に奥側の壁際、入口に近い席が下座。ソファでは奥のソファが上座。

エレベーターは案内役が先に乗り「開」で待ち、降りるときは来客を先に出す。階段は案内役が先に立ち、上り下りとも来客の安全を確認する。

ビジネス文書は「1件1文書」「1段落1主題」を原則とし、結論を冒頭に置く。箇条書きは並列条件がそろっている場合に使う。

表計算の集計はSUM・SUMIF・COUNTIF・VLOOKUP/XLOOKUPで行い、元データと集計表を分離して誤入力を防ぐ。

割合の計算は「部分÷全体×100」。前年比は「（今年−前年）÷前年×100」で求め、増減は符号付きで示す。

文書の校正では、日付・氏名・金額・数量・敬称・宛先の6点を重点確認し、送信前に別の人が読む（ダブルチェック）。

メールは件名に「用件＋日付＋宛先」を入れ、本文は宛名・挨拶・用件・期限・署名の順。添付はファイル名と容量を確認する。

情報通信技術の活用では、パスワードの使い回しを避け、多要素認証を設定し、クラウド保存はアクセス権と共有範囲を確認する。

事務処理では、受付・起案・決裁・施行・保存の流れを意識し、決裁前の文書を外部に送らない。

ファイリングは時系列・アルファベット・分類別のいずれかに統一し、保管期限と廃棄ルールを台帳で管理する。