Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) flashcards

32 cards. Read the term and the definition here. The deck at the top of this page is optional.

秘書の守秘義務

業務上知り得た取引先情報・人事・未公開の経営情報を、在職中も退職後も第三者に開示しない義務。社内外を問わず適用される。

報連相の順序

報告・連絡・相談は結論から述べ、次に理由、最後に補足を置く。悪い情報ほど早く、一次情報のまま伝えるのが原則。

復唱による指示確認

受けた指示を「何を・いつまでに・どの方法で」の形で言い返し、認識のずれをその場で解消する確認手法。

公私混在依頼の断り方

上司の私用など業務範囲外の依頼は、業務と区別したうえで丁寧に理由を述べて断り、必要に応じて上長や窓口に相談する。

社外文書の基本構成

頭語・時候の挨拶・本文・結語で構成する。冒頭に文書番号・日付・宛先・発信者・件名を置き、末尾に担当者と連絡先を記載する。

議事録の必須記載事項

決定事項・保留事項・担当者・期限を必ず記す。発言の逐語記録ではなく、決定内容とその根拠を残すことが目的である。

機密区分の4要素

文書ごとに機密区分（社外秘・関係者限り・公開可）、保存場所、保存期限、アクセス権の4点を定めて管理する考え方。

会議準備の標準手順

招集通知の送付、資料の事前配布、会場設営、当日進行、議事録の承認と配布の順で進める。出欠確認は通知段階で行う。

スケジュールのバッファ確保

移動時間・準備時間・予備時間を実時間で見積もり、予定の連続による遅延やダブルブッキングを防ぐ管理方法。

5S活動

整理・整頓・清掃・清潔・しつけの5項目。オフィス環境の維持と来客動線・機密書類の分離に用いられる基本活動。

法定労働時間

労働基準法が定める上限で、1日8時間・週40時間。これを超える労働には労使協定と割増賃金が必要となる。

衆議院の優越

二院制の下で、予算・条約承認・内閣信任など一定事項について衆議院の議決が参議院より優先される制度。

名目GDPと実質GDP

名目GDPは物価変動を含む付加価値の合計、実質GDPは物価変動を除いた値。成長率の比較には実質値を用いる。

円高・円安の影響

円高は輸入品が安く輸出に不利、円安は輸入品が高く輸出に有利。輸出企業の収益は円安で改善しやすい。

消費税率の区分

標準税率は10%（うち地方消費税2.2%）、飲食料品などの軽減税率は8%。計算時は税込・税別の表示を確認する。

成年年齢と年齢制限

成年年齢は18歳。ただし飲酒・喫煙は20歳未満禁止であり、年齢要件は分野ごとに異なる点に注意する。

尊敬語と謙譲語

尊敬語は相手の動作を高め、謙譲語は自分の動作をへりくだらせる。丁寧語は聞き手への配慮を表す。三者を混同しない。

二重敬語

一つの語に敬語を重ねた誤用。「おっしゃられました」「お伺いします」などが該当し、正しくは「おっしゃいました」「伺います」。

電話の取り次ぎ手順

3コール以内に取り、会社名・部署名・氏名の順に名乗る。相手の名前・会社名・用件を確認し、不在時は戻り予定と伝言の要否を尋ねる。

名刺交換の基本

互いに立って行い、自分の名刺を相手の正面に差し出す。受け取った名刺はすぐしまわず、会話中は机上に置いて確認する。

応接室の席次

入口から最も遠い奥の席が上座、次に奥側の壁際、入口に近い席が下座。ソファの場合も奥のソファが上座となる。

エレベーターの案内

案内役が先に乗って「開」で待ち、降りるときは来客を先に出す。階段は案内役が先に立ち、来客の安全を確認する。

来客応対の流れ

出迎え、名刺交換、応接室への案内、上座の案内、見送りの順で行う。見送りは相手の姿が見えなくなるまで行う。

社外での自社呼称

社外の人に対しては、自社の上司でも敬称を付けず「田中は」と伝える。自社の者を高めて呼ぶのは誤りである。

前年比の計算式

（今年の値−前年の値）÷前年の値×100で求める。増減は符号付きで示し、割合は部分÷全体×100で算出する。

VLOOKUPの用途

表の左端の値を手がかりに、同じ行の指定列の値を取り出す関数。元データと集計表を分離して誤入力を防ぐ。

SUMIFとCOUNTIF

条件に合う数値の合計を求めるのがSUMIF、条件に合う件数を数えるのがCOUNTIF。条件範囲と合計範囲の指定に注意する。

文書校正の重点6点

日付・氏名・金額・数量・敬称・宛先を重点的に確認する。送信前に別の人が読むダブルチェックを組み合わせる。

ビジネスメールの構成

件名に用件・日付・宛先を入れ、本文は宛名・挨拶・用件・期限・署名の順で構成する。添付はファイル名と容量を確認する。

多要素認証の設定

パスワードに加えて別の要素で本人確認する仕組み。使い回しを避け、クラウド保存ではアクセス権と共有範囲を確認する。

決裁と施行の順序

受付・起案・決裁・施行・保存の流れで事務処理を進める。決裁前の文書を外部に送付してはならない。

ファイリングの統一

時系列・アルファベット・分類別のいずれかに統一し、保管期限と廃棄ルールを台帳で管理する。所在を誰でも追える状態を保つ。