Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定) key terms

上司が本来業務に集中できるよう、情報・時間・人間関係の面で先回りして支える働き。単なる指示待ちの作業ではなく、判断材料の提供や段取りを通じて上司の意思決定と実行を助ける点に特徴がある。

報告・連絡・相談の略。業務の進捗や異常を上司や関係者へ適時に伝え、判断を仰ぐことで組織の意思決定を円滑にする基本行動。秘書では結果だけでなく経過の共有が信頼につながる。

職務上知り得た顧客情報・経営情報・人事情報などを、正当な理由なく第三者へ漏らさない義務。退職後も一定の範囲で及ぶとされ、私的な会話やSNSへの投稿も対象となる。

職務を遂行するうえで守るべき行動規範。公私の区別、利益供与の禁止、公正な取引、法令遵守などが含まれ、上司の私用と会社業務の区別を明確にする姿勢も求められる。

会議や意思決定の前に、関係者へ事前に趣旨を説明し理解と協力を得ておく調整行動。本会議での紛糾を防ぎ合意形成を早めるが、正式な手続きを飛ばす脱法行為にならないよう注意する。

法令や社内規程、社会規範を守って事業活動を行うこと。違反は信用失墜や制裁につながるため、秘書は契約書や稟議の手続きが定めどおりか確認する役割も担う。

相手を一方的に非難せず、自分の意見や事情を率直かつ尊重して伝える表現技法。上司への進言や来客への断りなど、角を立てずに主張を通す場面で活用される。

業務外の学習や資格取得などを通じて知識・技能を主体的に高めること。秘書では語学、PCスキル、ビジネスマナー、時事知識など幅広い分野の継続学習が資質向上につながる。

計画・実行・評価・改善を繰り返す業務改善の枠組み。秘書業務でも手順の見直しやミス削減に用い、振り返りを次の計画に反映させることで品質を継続的に高める。

社内文書は稟議書や報告書など組織内で用いる文書、社外文書は取引先や顧客へ送る文書。社外文書では敬語と定型の頭語・結語を用い、社内文書は簡潔さと要点の明確さを優先する。

手紙形式の文書で冒頭に置く「拝啓」などの頭語と、末尾の「敬具」などの結語。両者は対応関係があり、頭語を省略した場合は結語も省く。ビジネス文書では往復書簡で使い分ける。

季節の推移に触れて書き出す社交的な挨拶。定型句をそのまま使うと時期を外すことがあるため、送付月に合う表現を選び、本文の用件へ自然につなげる。

封筒の表面に宛先を記載する形式。会社名・部署名・役職・氏名の順に敬称を付けて書き、住所は郵便番号から始める。裏面には差出人の住所・氏名・日付を記す。

会議の開催日時・場所・議題・出席者・資料などを事前に通知する文書。開催の目的と議題を明示し、出席者が準備できる十分な日数を確保することが円滑な運営の前提となる。

会議での審議内容、決定事項、担当者と期限を記録した文書。誰が読んでも経緯と結論が分かるよう整理し、開催後すみやかに出席者へ確認・共有する。

上司や部署の予定を把握し、面会・会議・移動時間を調整して無理のない日程を組む業務。前後の移動や準備時間を確保し、変更時は関係者への連絡と再調整を速やかに行う。

来客や打ち合わせの日時・場所・目的・出席者を事前に確定させること。受ける側は所要時間と準備物を確認し、社内外の関係者へ確定内容を正確に伝える。

同一時間帯に複数の予定が重複して登録される状態。発覚時は上司へ早急に報告し、優先順位を確認して一方の相手へ丁寧に変更を依頼する。日頃の予定確認で予防する。

情報資産を漏えい・改ざん・紛失から守るための管理。パスワード管理、施錠、持ち出し制限、不要書類の破砕など、物理面とシステム面の両方で対策を講じる。

書類を分類・整理して、必要なときにすぐ取り出せる状態に保管する方法。名称・日付・案件など一定の基準で並べ、保管期限を定めて定期的に廃棄する。

個人情報の適正な取扱いを定めた法律。利用目的の特定と通知、安全管理措置、第三者提供の制限などが求められ、名簿や顧客データの管理にも適用される。

株式会社は出資者である株主から集めた資本で事業を行い、株主は出資額に応じた議決権や配当を受ける。所有と経営が分離され、取締役会が業務を執行する。

一定期間の経営成績と財政状態を集計して報告する手続きと、その結果を示す書類。損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書などが代表的な決算書である。

一定期間に国内で生み出された財・サービスの付加価値の合計。景気動向を測る代表的な指標で、実質値は物価変動の影響を除いて比較される。

日本銀行が企業へ行う景気アンケート調査。業況判断指数などで企業の景況感を示し、金融政策や経済見通しを判断する材料として注目される。

尊敬語・謙譲語・丁寧語の三種が基本で、相手の動作を高めるか自分の動作をへりくだるかで使い分ける。二重敬語や誤用を避け、相手との関係に応じて適切に選ぶ。

来客や取引先に対して、自社の上司や同僚を「○○社長」ではなく「○○」と敬称なしで呼ぶ慣行。社外の相手を基準に内外を区別し、自社側をへりくだって表現する。

依頼や断り、反対意見の前に添える前置きの言葉。「恐れ入りますが」「お差し支えなければ」など、語調を和らげ相手への配慮を示す働きがある。

ベルは三コール以内を目安に取り、名乗って相手を確認し、用件を復唱して確認する。取次ぎ時は保留の理由と時間を伝え、静かに戻るなど相手の待ち時間に配慮する。

不在時に受けた用件を記録するメモ。日時、相手の会社名・氏名・電話番号、用件、折り返しの要否、受信者名を必須項目として簡潔にまとめ、確実に本人へ渡す。

訪問者を迎える際の一連の対応。受付での確認、応接室への案内、席次の案内、お茶の出し方、退出時の見送りまで、相手に失礼のない流れで行う。

会議や応接の場で上座・下座を決める順序。入口から遠い奥が上座、入口に近い手前が下座とされ、目上の者や来客を上座に案内するのが基本となる。

名刺は相手の分身として丁寧に扱う。受け取ったら両手で持ち、会社名・氏名を確認してから名刺入れへ収め、会話中は机上に置くなど相手を尊重する所作が求められる。

件名で用件を明示し、宛名・名乗り・本文・結びの順で簡潔に書く。添付の有無や返信期限を明記し、送信前に宛先・添付・誤字を確認する。

合計や平均、条件判定などを自動計算する仕組み。セル範囲を指定して計算式を入力し、相対参照と絶対参照を使い分けることで集計表を効率よく作成できる。

目的に応じて数値を分類・合計・比較し、傾向を読み取ること。並べ替えや抽出、グラフ化を通じて上司が判断しやすい形に整理する。

目的と読み手を明確にし、結論から書く、一文を短くする、事実と意見を分けるなど読みやすさを重視する。日付・宛名・差出人を整え、送付前の校正を欠かさない。