職務知識--ビジネス文書・会議・スケジュール・情報・オフィス環境
この領域で問われること
ビジネス文書、会議・行事、スケジュール管理、情報管理、オフィス環境という、秘書の日常業務そのものです。手順と形式の知識が得点差になります。
ビジネス文書
- 社外文書は「前文（頭語・時候の挨拶・安否の挨拶）→本文→末文（結びの挨拶・結語）」の構成です。
- 頭語と結語は対応させます。拝啓⇔敬具、謹啓⇔謹言、拝復⇔敬具。片方だけでは失格です。
- 社内文書は前文を省略し、件名・用件から書き始めてよい。
- 宛名は会社名・部署名・役職・氏名の順を崩さない。
会議・行事
- 招集通知には日時・場所・議題・出席者・持ち物を明記します。
- 議事録は発言の逐語録ではありません。決定事項、アクションアイテム（担当者・期限）、次回日程を中心にまとめます。
- 会議後は速やかに配布し、決定事項は上司の予定表にも反映させます。
スケジュール管理
- 「確定」と「仮」を区別して記入し、仮の予定は確定したら書き換えます。
- 移動時間・準備時間・バッファを逆算して確保します。
- ダブルブッキングを防ぐため、週の初めと前週末に予定を確認します。
情報管理とオフィス環境
- 保存年限は社内規程に従う。機密文書は鍵付き保管、廃棄はシュレッダー。
- クリアデスク・クリアスクリーン、離席時の画面ロックを徹底します。
- 5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）で来客スペースも整えます。
例題と理由づけ
上司の予定表に「14時 取引先訪問（A社）」とだけありました。→ 訪問先までの移動時間と資料準備の時間を逆算し、12時30分〜13時30分を資料準備、13時30分を出発、と「仮」で押さえます。予定表は予定そのものではなく「その準備と移動を含めて管理する」のが秘書の仕事です。
失点しやすいポイント
- 議事録を発言の全部入りにすると決定事項が埋もれます。
- 頭語と結語の対応ミス、時候の挨拶の季節ずれ。
- 「仮」の予定を確定扱いしてしまい、ダブルブッキングを招く。