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Secretary Skills Proficiency Test (秘書検定): マナー・接遇--敬語・電話・来客・席次

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マナー・接遇--敬語・電話・来客・席次

この領域で問われること

敬語、電話応対、来客応対、ビジネスマナー、席次。知識問題と実技(面接)の両方に直結する、配点の大きい領域です。「正しい言葉遣い」と「位置関係」をセットで覚えます。

敬語

  • 尊敬語(相手の動作)・謙譲語(自分の動作をへりくだる)・丁寧語(です・ます)の区別が基本。文化庁の「敬語の指針」では謙譲語を謙譲語Iと謙譲語II(丁重語)に分けた5分類です。
  • 二重敬語は誤り:「お伺いします」→「伺います」、「おっしゃられる」→「おっしゃる」、「ご覧になられる」→「ご覧になる」。
  • 「させていただく」の乱用も減点対象。許可を得た行為に限ります。

電話応対

  • 3コール以内に取り、名乗ります:「はい、○○株式会社でございます」。
  • 担当者不在なら「あいにく席を外しております」。伝言は5W1H+復唱。
  • 取り次ぎは「○○の件で△△様からお電話です」。

来客応対と名刺

  • 名刺は両手で受け取り、すぐにしまわず相手の名刺を先に確認します。
  • 自分の名刺は相手より少し低い位置で差し出します。

席次

  • 応接室:入口から最も遠い奥の席が上座。
  • 車(運転手あり):助手席の後ろが最上席、次に運転手の後ろ、助手席、最後に後部中央。
  • エレベーター:奥が上座、操作盤の前が下座。
  • 和室:床の間の前が上座。

例題と理由づけ

「お伺いしてもよろしいでしょうか」は二重敬語です。「伺う」がすでに謙譲語なので「お」を付けず、「伺ってもよろしいでしょうか」が適切です。

失点しやすいポイント

  • 上座・下座を逆に覚える(特に車とエレベーター)。
  • 上司に「ご苦労様です」を使う。目上の相手には「お疲れ様です」。