आर्थिक वर्षको अन्त्यमा भुक्तानी, पेश्की र बेरुजुको निर्णय

सिद्धान्त: असार मसान्त भन्ने मिति आफैंमा भुक्तानीको आधार बन्दैन; मालसामान प्राप्ति, जाँचपास, नापजाँच र बिलको शुद्धता पुष्टि भएपछि मात्र भुक्तानी हुन्छ। 'खर्च देखाउन' काल्पनिक दाखिला वा अग्रिम भुक्तानी गर्नु आर्थिक अनुशासनविपरीत हो।

(क) रु. ९ लाख: जाँचपास समिति तुरुन्त परिचालन गरी २–३ दिनभित्र प्रतिवेदन लिनुहुन्छ; सामान मापदण्डअनुसार भए र बजेट उपलब्ध भए भुक्तानी दिन सकिन्छ। नभए भुक्तानी रोकी आपूर्तिकर्तालाई कारणसहित लिखित जानकारी। (ग) रु. १४ लाख: नापजाँच नभएको बिल स्वीकार गर्न मिल्दैन; नापजाँचबाट कामको मात्रा पुष्टि भएपछि मात्र प्रमाणित। काम अपुरो भए बाँकी रकम अर्को वर्षको दायित्वका रूपमा देखाउने। (ख) पेश्की: फर्छ्यौट नभएसम्म त्यही कर्मचारीलाई थप पेश्की वा नयाँ भुक्तानी दिँदैन।

प्रतिवेदन: मसान्तसम्मको वास्तविक प्रगति पठाउने; खर्च नगरेको रकम 'खर्च भयो' भनी देखाउनु भनेको अर्को वर्षको बेरुजु सिर्जना गर्नु हो।

चरणबद्ध कारबाही: (१) लिखित ताकेता - ७ दिनभित्र फर्छ्यौट गर्ने, नगरे कारणसहित लिखित स्पष्टीकरण; (२) बिल/भर्पाई र प्रमाण संलग्न गरी पेश्की फर्छ्यौट फारम अद्यावधिक; (३) निर्धारित अवधिभित्र फर्छ्यौट नभए नियमले तोकेको सीमाभित्र तलबबाट कट्टा गर्ने प्रक्रिया सुरु - तर सफाइको मौका दिई; (४) आर्थिक प्रशासन प्रतिवेदन र आन्तरिक लेखापरीक्षणमा उल्लेख गर्ने।

किन? पेश्की फर्छ्यौट नगर्दा सरकारी रकम व्यक्तिको जिम्मेवारीमा अनिश्चितकाल रहन्छ र लेखापरीक्षणमा बेरुजु बन्छ। त्यही कर्मचारीलाई अर्को पेश्की दिनु थप जोखिम हो - त्यसैले 'पुरानो फर्छ्यौट नभई नयाँ पेश्की नदिने' नीति लागू गर्नुपर्छ। प्रक्रिया नपुर्याई कट्टा गर्दा भने कर्मचारीको उजुरीले कारबाही नै कमजोर बनाउँछ।

रेकर्ड: रकमलाई बेरुजु रजिस्टरमा कायम राखी जिम्मेवार पदाधिकारीको नाम, कारण र असुल प्रयासको अभिलेख राख्नुहुन्छ; अन्य शीर्षकमा मिलान (adjust) गरेर बेरुजु शून्य देखाउनु हुँदैन।

असुलका उपाय: लिखित ताकेता, किस्ता स्वीकृति, जिम्मेवार व्यक्तिको सहमतिमा तलब कट्टा, र आवश्यक परे विभागीय कारबाहीको सिफारिस।

प्रतिवेदन: वार्षिक प्रगति प्रतिवेदन र महालेखापरीक्षकको प्रतिवेदन-प्रतिक्रियामा असुल भएको/नभएको स्थिति स्पष्ट लेख्ने; नसुलिएको भए कारण र भावी कार्ययोजना खुलाउने।

किन? बेरुजु लुकाउँदा एक वर्षको समस्या अर्को वर्ष झन् ठूलो बन्छ र विभागीय जवाफदेही कमजोर हुन्छ; पारदर्शी प्रतिवेदनले मात्र दोहोरिने बेरुजु रोक्छ। साथै एउटै कर्मचारीलाई आर्थिक प्रशासन र लेखा दुवै दिइएको हुँदा पृथकीकरण (segregation of duties) को सिफारिस पनि गर्नुपर्छ।