Betäubungsmittel: Mengendifferenz und Verdacht auf Abzweigung
In einem Großhandel mit Betäubungsmittel-Erlaubnis wird bei der monatlichen Bestandsprüfung eines stark wirksamen Betäubungsmittels eine Differenz von 14 Ampullen festgestellt. Der Sollbestand laut Büchern beträgt 260, der Istbestand 246. Die Differenz trat im Zeitraum auf, in dem zwei Mitarbeiter gleichzeitig Zugang zum Betäubungsmittellager hatten; einer davon war in dieser Zeit erkrankt, der andere hat Urlaub. Die elektronische Zugangsprotokollierung zeigt für zwei Tage keine Einträge, obwohl in dieser Zeit kommissioniert wurde. Ein Kunde hatte eine Reklamation wegen einer beschädigten Packung gemeldet; die Ersatzlieferung wurde ohne BtM-Begleitschein dokumentiert. Die Geschäftsführung möchte die Differenz „als Schwund“ verbuchen und die Angelegenheit intern klären, um eine behördliche Prüfung zu vermeiden.
1. Wie ist mit der Differenz umzugehen, und welche Pflichten bestehen gegenüber der Behörde?
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Eine Differenz bei Betäubungsmitteln ist kein gewöhnlicher Schwund. Sie ist als sicherheitsrelevantes Ereignis zu behandeln, weil sie auf Abzweigung, Fehlbuchung oder Diebstahl hindeuten kann. Die vom Unternehmen gewünschte „Verbuchtung als Schwund“ ist ohne vollständige Aufklärung nicht zulässig und wäre eine Verschleierung.
Vorgehen:
- Sofortige Bestandsaufnahme des gesamten BtM-Lagers, Abgleich aller Zu- und Abgänge, Prüfung der Begleitscheine und der Ersatzlieferung. Die undokumentierte Ersatzlieferung ist ein eigener Mangel und kann einen Teil der Differenz erklären – sie muss rekonstruiert werden.
- Prüfung der Zugangsprotokolle: Fehlende Einträge bei gleichzeitiger Kommissionierung sind ein erheblicher Kontrollmangel. Wer hatte tatsächlich Zugang, wer hat kommissioniert, wer hat die Ersatzlieferung veranlasst?
- Bewertung: Lässt sich die Differenz vollständig und plausibel erklären, ist das Ergebnis zu dokumentieren. Bleibt ein ungeklärter Rest, ist von einem Abzweigungsverdacht auszugehen.
- Behördenmeldung: Bei Betäubungsmitteln bestehen besondere Sorgfaltspflichten; ein ungeklärter Verlust oder ein Diebstahlsverdacht ist der zuständigen Behörde zu melden. Die Meldung ist nicht optional, und die Vermeidung einer Prüfung ist kein zulässiges Motiv.
Die Differenz darf nicht durch Buchung „bereinigt“ werden, bevor die Ursache geklärt ist.
2. Welche organisatorischen Schwachstellen zeigt der Fall, und welche Maßnahmen sind erforderlich?
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Der Fall zeigt mehrere Schwachstellen:
- Zugangskontrolle: Zwei Personen mit gleichzeitigem Zugang, fehlende Protokollierung an zwei Tagen – die Zugangsberechtigung und die Protokollierung funktionieren nicht zuverlässig. Erforderlich sind klare Berechtigungen, technische Erzwingung der Protokollierung und regelmäßige Auswertung.
- Vier-Augen-Prinzip: Bei BtM sind Buchungen und Kommissionierung so zu organisieren, dass eine Person allein keine nicht nachvollziehbaren Veränderungen bewirken kann.
- Ersatzlieferung ohne Begleitschein: Eine BtM-Lieferung ohne die erforderliche Dokumentation ist ein gravierender Verfahrensfehler. Die Ursache ist zu klären (Unkenntnis, Zeitdruck, Systemlücke) und durch Schulung sowie Prozessänderung zu beheben.
- Bestandsführung: Monatliche Prüfung ist gut, aber die Differenz wurde erst nach einem Monat erkannt. Häufigere, anlassbezogene Kontrollen und eine tagesnahe Buchung reduzieren das Risiko.
- Kultur: Die Anweisung, eine behördliche Prüfung zu vermeiden, ist ein Compliance-Problem. Die Geschäftsführung muss klarstellen, dass Meldungen und Aufklärung Vorrang vor Reputationsinteressen haben.
Alle Maßnahmen sind mit Verantwortlichkeit und Frist zu versehen und ihre Wirksamkeit ist zu überprüfen.