Befähigungsprüfung Arzneimittelgroßhandel cheat sheet

Großhandel nach § 4 Abs. 22 AMG: gewerbs- oder berufsmäßiger Einkauf, Lagerung und Abgabe von Arzneimitteln an Wiederverkäufer, Weiterverarbeiter, Spender von Tierarzneimitteln oder gewerbliche Endverbraucher; Abgabe an Endverbraucher durch Apotheken ist kein Großhandel.

Großhandelserlaubnis nach § 52a AMG ist schriftlich zu beantragen; Voraussetzungen sind geeignete Räume, Anlagen und Personal, ein Qualitätssicherungssystem sowie eine verantwortliche Person mit Sachkenntnis nach § 15 AMG.

Die EU-GDP-Leitlinie (2013/C 343/01) ist über § 52a Abs. 2 AMG und die Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (AMWHV) verbindlich; Abweichungen sind zu begründen und zu dokumentieren.

Die verantwortliche Person muss die Einhaltung des QS-Systems überwachen, Aufgaben schriftlich übertragen und darf keine Aufgaben wahrnehmen, die die Überwachung beeinträchtigen; Abwesenheitsvertretung ist zu regeln.

Jede Änderung erlaubnispflichtiger Tatsachen (Räume, verantwortliche Person, Tätigkeitsumfang) ist der zuständigen Behörde vorher anzuzeigen; die Erlaubnis erlischt bei Nichtausübung innerhalb eines Jahres.

Arzneimittel dürfen nur von Personen oder Betrieben bezogen werden, die ihrerseits zum Großhandel befugt sind; die Bezugsquellen sind zu qualifizieren und regelmäßig zu überprüfen.

Abgabebeschränkungen: Verschreibungspflichtige Arzneimittel nur an Apotheken, tierärztliche Hausapotheken oder befugte Wiederverkäufer; keine Abgabe an Endverbraucher durch den Großhandel.

Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen: Aufzeichnungen über Wareneingang, Versand, Rückrufe und Qualitätsmängel sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren und auf Anforderung der Behörde vorzulegen.

Qualität ist die Eignung eines Arzneimittels für den vorgesehenen Gebrauch; sie umfasst Identität, Gehalt, Reinheit, Haltbarkeit und Unversehrtheit der Verpackung über die gesamte Laufzeit.

Verantwortung für die Qualität freigegebener Chargen trägt die sachkundige Person bzw. der pharmazeutische Unternehmer; der Großhandel gewährleistet den Erhalt der Qualität durch geeignete Lagerung und Transport.

Freigabeentscheidungen im Großhandel stützen sich auf Chargenprüfung, Herstellerfreigabe, Unversehrtheit von Primär- und Sekundärverpackung sowie Temperaturaufzeichnungen.

Qualitätsmängel sind nach Schweregrad zu klassifizieren: kritisch (Gesundheitsgefahr), major (Wirksamkeits- oder Kennzeichnungsmangel), minor (kosmetisch, ohne Einfluss auf Qualität).

Verdächtige Arzneimittel sind zu sperren, zu kennzeichnen und zu trennen; die Entscheidung über Weiterverwendung oder Vernichtung trifft die Qualitätssicherung schriftlich.

Stabilitätsdaten des Herstellers definieren zulässige Lagerbedingungen; Abweichungen von der deklarierten Lagertemperatur erfordern eine dokumentierte Bewertung, nicht automatisch eine Vernichtung.

Art und Umfang von Rückstellmustern und Probenahmen liegen beim Hersteller; der Großhandel führt keine eigene Probenahme an Fertigarzneimitteln durch.

Qualitätsvereinbarungen mit Lieferanten und Kunden legen Verantwortlichkeiten, Kommunikationswege und Prüfpflichten bei Wareneingang und Reklamation fest.

Das QS-System umfasst Organigramm, Verantwortlichkeiten, Verfahrensanweisungen (SOPs), Abweichungsmanagement, CAPA, Change Control, Selbstinspektion und Schulung.

Dokumentenhierarchie: Qualitätshandbuch → Verfahrensanweisungen → Arbeitsanweisungen und Formulare; jede SOP trägt Versionsnummer, Inkrafttretensdatum und Freigabeunterschrift.

Abweichungen werden erfasst, bewertet, auf Ursachen untersucht und mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) abgeschlossen; Wirksamkeit ist nachzuprüfen.

Selbstinspektionen sind mindestens jährlich durchzuführen, durch unabhängige, geschulte Personen; Ergebnisse und Maßnahmen werden dokumentiert und der Leitung berichtet.

Schulung: Personal muss bei Eintritt und danach regelmäßig zu GDP, Produktspezifika, Betäubungsmitteln und Fälschungsschutz geschult werden; Schulungsnachweise sind aufzubewahren.

Risikomanagement nach GDP: Prozesse, Standorte und Lieferketten werden risikobasiert bewertet; höheres Risiko (Kühlkette, Betäubungsmittel, Neue Lieferanten) erfordert strengere Kontrollen.

Qualifizierung und Validierung: Räume, Anlagen und Prozesse (z. B. Temperaturüberwachung, Transport) müssen qualifiziert und bei Änderungen erneut bewertet werden (Change Control).

Verträge mit Dritten (Transporteure, Lohnlagerer) müssen schriftlich die GDP-Anforderungen, Auditrechte und Meldepflichten bei Abweichungen regeln.

Temperaturbereiche: Raumtemperatur 15–25 °C, Kühllagerung 2–8 °C, Tiefkühlung unter −15 °C bzw. gemäß Herstellerangabe; „kühlkette“-Pflichtige Ware darf die deklarierte Spanne nicht verlassen.

Temperaturaufzeichnung: kontinuierliche Messung mit kalibrierten Datenloggern, mindestens alle 15 Minuten bzw. gemäß Risikobewertung; Kalibrierung nach anerkanntem Standard mit Rückführbarkeit.

Mappings und Qualifizierung: Temperaturverteilungsmessung im leeren und beladenen Zustand (Sommer-/Winterbedingungen) belegt, dass alle Lagerzonen im zulässigen Bereich liegen.

Transportvalidierung umfasst Kühl- und Wintertests mit realistischen Außenbedingungen, Verpackungsqualifizierung, Dauer der passiven Kühlung und Nachweis der Temperaturstabilität über die maximale Transportdauer.

Temperaturabweichungen (Excursions) werden dokumentiert, bewertet und nach schriftlichem Entscheid freigegeben oder gesperrt; Bewertungskriterien beruhen auf Stabilitätsdaten und Dauer/Höhe der Abweichung.

Kühlware ist bei Wareneingang vorrangig zu prüfen (Temperaturlogger, Restkühlzeit, Verpackungszustand); Überschreitungen führen zur Quarantäne bis zur Bewertung.

Lagerbedingungen: Schutz vor Licht, Feuchtigkeit, Kontamination und unbefugtem Zugriff; getrennte Bereiche für Quarantäne, gesperrte, zurückgerufene und zurückgegebene Ware.

FEFO-Prinzip (First Expired, First Out) steuert die Kommissionierung; Chargenrückverfolgbarkeit vom Wareneingang bis zum Kunden muss jederzeit gewährleistet sein.

Der Großhandel muss unerwünschte Arzneimittelwirkungen und Qualitätsmängel unverzüglich dem pharmazeutischen Unternehmer und der zuständigen Behörde melden; Meldungen sind zu dokumentieren.

Rückrufklassen: Klasse I bei Gesundheitsgefahr (sofortige Maßnahme), Klasse II bei möglicher Gefahr, Klasse III bei geringem Risiko; Dringlichkeit und Kommunikationsweg richten sich nach der Klasse.

Rückrufprozess: Sperrung der Charge, Rückverfolgung aller Abnehmer, Information der Kunden mit Rückrufschreiben, Rücklaufquote, Quittierung, Vernichtung oder Rücksendung an den Hersteller.

Rücknahme (Rückgabe durch Kunden) ist vom Rückruf (vom Hersteller veranlasst) zu unterscheiden; zurückgegebene Ware wird bewertet und nur nach schriftlicher Freigabe wieder in den Bestand aufgenommen.

Rückverfolgbarkeit: Für jede Charge müssen Lieferant, Wareneingangsdatum, Lagername, Abnehmer und Auslieferdatum innerhalb von Stunden abrufbar sein.

Fälschungs- und Qualitätsmeldungen an die Behörde erfolgen über das vorgesehene Meldeportal; verdächtige Ware wird gesperrt und nicht weitergegeben.

Rückrufübungen (Mock Recall) werden regelmäßig durchgeführt, um die Rückverfolgbarkeit und Erreichbarkeit der Kunden zu testen; Ergebnisse fließen in das QS-System ein.

Verantwortlichkeiten im Rückrufteam (Rückrufkoordinator, QS, Lager, Vertrieb) sind schriftlich festgelegt; Kontaktlisten sind aktuell zu halten.

Wareneingang: Prüfung von Lieferant, Lieferschein, Chargen, Verfallsdatum, Verpackungsintegrität und Temperatur; Freigabe erst nach dokumentierter Prüfung durch befugte Person.

Kommissionierung erfolgt chargenbezogen nach FEFO; Verwechslungen werden durch eindeutige Lagerplatzbeschriftung, Scans und Vier-Augen-Prinzip bei kritischer Ware vermieden.

Versand: Auswahl geeigneter Verpackung und Kühlmittel, Kontrolle der Versanddokumente, Nachweis der Übergabe an den Transporteur; Sendungen mit Kühlware werden bevorzugt versendet.

Betäubungsmittel (BtM): Erwerb und Abgabe nur mit BtM-Erlaubnis nach § 3 BtMG, getrennte sichere Lagerung, Führung des BtM-Buchs, Bestandsmeldungen an die Bundesopiumstelle.

Psychotropika und andere besondere Arzneimittel unterliegen zusätzlichen Dokumentations- und Sicherheitsanforderungen; Zugriffsberechtigungen sind restriktiv zu vergeben.

Gefahrstoffe (z. B. Zytostatika, Desinfektionsmittel) erfordern Gefährdungsbeurteilung, Sicherheitsdatenblätter, geeignete PSA und getrennte Lagerung gemäß Gefahrstoffrecht.

Dokumentation: Lieferscheine, Rechnungen, Temperaturaufzeichnungen, Freigaben und Abweichungen sind zeitnah, lesbar und unveränderbar zu führen; Korrekturen mit Datum und Kürzel.

Lagerbestandskontrolle durch Inventuren und Bestandsabgleiche; Abweichungen werden untersucht und dokumentiert, um Verluste und Verwechslungen zu erkennen.

Die Fälschungsschutzrichtlinie (EU) 2011/62 und die Delegierte Verordnung (EU) 2016/161 verpflichten zu Sicherheitsmerkmalen auf verschreibungspflichtigen Fertigarzneimitteln: eindeutige Seriennummer und Erstöffnungsschutz.

Das Datamatrix-Code enthält Produktcode, Seriennummer, Chargenbezeichnung und Verfallsdatum; die eindeutige Seriennummer wird beim Inverkehrbringen deaktiviert (Decommissioning).

Großhändler müssen die Authentizität prüfen und Seriennummern gegen die nationale Datenbank (securPharm) verifizieren; bei Fehlermeldung ist die Ware zu sperren und der Verdacht zu melden.

Erstöffnungsschutz: Unversehrte Originalverpackung ist Voraussetzung für die Weitergabe; beschädigte oder geöffnete Verpackungen dürfen nicht als Originalware in Verkehr gebracht werden.

Lieferkettenintegrität erfordert qualifizierte Lieferanten, lückenlose Rückverfolgbarkeit, sichere Transportwege und Meldung verdächtiger Angebote oder ungewöhnlicher Bestellmuster.

Verdächtige Arzneimittel sind zu kennzeichnen, zu lagern und der zuständigen Behörde sowie dem Hersteller zu melden; sie dürfen nicht abgegeben werden.

Die GDP-Leitlinie verlangt ein Verfahren zur Behandlung verdächtiger Produkte und zur Zusammenarbeit mit Behörden und Herstellern bei Fälschungsverdacht.

Schulungen zu Fälschungsschutz und Serialisierung sind regelmäßig durchzuführen; Erkenntnisse aus Audits und Behördenmeldungen fließen in die Risikobewertung ein.

Die Großhandelserlaubnis ist personengebunden an die verantwortliche Person; bei Verstößen drohen Bußgelder, Auflagen, Ruhen oder Widerruf der Erlaubnis nach § 52a AMG bzw. Verwaltungsverfahrensrecht.

Strafrechtliche Risiken bestehen u. a. bei Abgabe ohne Erlaubnis, Verkauf gefälschter oder verdorbener Arzneimittel sowie Verstößen gegen das BtMG.

Zivilrechtliche Haftung: Der Großhändler haftet gegenüber Vertragspartnern für Pflichtverletzungen; deliktische Haftung nach § 823 BGB bei Gesundheitsschäden durch fehlerhafte Ware.

Produkthaftung nach ProdHaftG greift bei fehlerhaftem Produkt und Schaden; der Großhändler kann als Händler haften, wenn der Hersteller nicht ermittelbar ist oder Pflichten verletzt wurden.

Sorgfaltspflichten umfassen ordnungsgemäße Lagerung, Transport, Dokumentation und Rückverfolgbarkeit; Verletzungen können als Organisationsverschulden gewertet werden.

Die verantwortliche Person trägt persönliche Verantwortung für die Einhaltung der GDP; Delegation von Aufgaben entbindet nicht von der Überwachungspflicht.

Berufsrecht: Sachkenntnis nach § 15 AMG, Fortbildungspflicht und Unabhängigkeit von wirtschaftlichen Interessen, die die Qualitätsentscheidung beeinflussen könnten.

Versicherungsschutz (Betriebs- und Produkthaftpflicht) und Notfallpläne ergänzen die rechtliche Absicherung, ersetzen aber keine Sorgfaltspflichten.

Compliance umfasst die Einhaltung von AMG, AMWHV, GDP, BtMG, Datenschutz (DSGVO), Wettbewerbs- und Korruptionsrecht sowie interner Richtlinien.

Interessenkonflikte sind offenzulegen; Geschenke, Einladungen und Zuwendungen von Lieferanten oder Kunden dürfen Entscheidungen nicht beeinflussen (Anti-Korruption).

Whistleblowing-Systeme ermöglichen die Meldung von Missständen; Hinweisgeber sind zu schützen und Meldungen nachzugehen.

Compliance-Risikoanalyse bewertet Prozesse (z. B. Rabatte, Rückvergütungen, Auslandsgeschäfte) und legt Kontrollen und Schulungen risikobasiert fest.

Ethik im Arzneimittelgroßhandel: Vorrang von Patientensicherheit und Arzneimittelqualität vor Umsatz- und Lieferzielen; keine Abgabe bei Qualitätszweifeln.

Dokumentation und Transparenz sind Kernpflichten: Entscheidungen zu Freigabe, Sperrung und Rückruf müssen nachvollziehbar und begründet sein.

Lieferketten-Compliance: Sorgfaltspflichten bei der Auswahl von Lieferanten und Kunden, Prüfung von Sanktionslisten und Vermeidung von Graumarktgeschäften.

Regelmäßige Compliance-Audits und Selbstinspektionen prüfen die Wirksamkeit der Kontrollen; Feststellungen werden mit Maßnahmenplan und Fristen nachverfolgt.