Betriebliche Abläufe: Wareneingang, Kommissionierung, Versand, Dokumentation
Wareneingang
Der Wareneingang ist die erste Kontrollschwelle: Prüfung von Identität, Menge, Verpackung, Temperatur, Haltbarkeit, Charge, Zulassungsstatus, Lieferantenberechtigung und Dokumenten. Erst nach Freigabe erfolgt die Einlagerung; nicht freigegebene Ware gehört in Quarantäne. Zu benennen sind Wareneingangsprotokoll, Abweichungsmeldung und die Trennung von physischem und dokumentarischem Wareneingang.
Kommissionierung und Versand
Kommissionierung folgt FEFO (First Expired, First Out), ergänzt durch FIFO. Verwechslungsgefahr bei ähnlichen Verpackungen (LASA-Produkte) erfordert räumliche Trennung und Kontrollen. Der Versand umfasst Verpackung, Kühlung, Dokumentation, Lieferschein, ggf. Betäubungsmittel- oder Kühlkettennachweise und Sendungsverfolgung. Rückverfolgbarkeit muss jederzeit möglich sein.
Dokumentation
Dokumentation muss zeitnah, lesbar, eindeutig, dauerhaft und nachvollziehbar sein; Korrekturen sind zu datieren und zu zeichnen. Aufbewahrungsfristen (regelmäßig fünf Jahre, bei bestimmten Unterlagen länger) sind prüfungsrelevant. Prüfungsfallen: Dokumentation nach Gedächtnis; fehlende Chargenrückverfolgbarkeit; Verwechslung von Lieferschein und Rechnung; unklare Verantwortlichkeiten bei der Freigabe.
Merkregel
„Kein Schritt ohne Dokument, kein Dokument ohne Verantwortlichen.“
Praxisbeispiel
Zwei ähnlich aussehende Produkte werden verwechselt kommissioniert. Ursache: keine räumliche Trennung, kein Vier-Augen-Prinzip. Bewertung: Systemfehler, nicht Einzelfall – Korrekturmaßnahme ist die Trennung und ein zweiter Kontrollschritt.