De dubbele opdracht en de vergeten derdenrekening
Makelaar Sofie krijgt op maandag een telefoontje van mevrouw Peeters. Peeters wil haar rijwoning in Leuven verkopen en vraagt Sofie om een schatting. Tijdens het bezoek vertelt Peeters dat zij volgende maand ook een appartement wil kopen en vraagt of Sofie haar daarbij wil bijstaan. Sofie stemt in met beide opdrachten en laat Peeters een bemiddelingsovereenkomst tekenen voor de verkoop én een zoekopdracht voor de aankoop. Enkele weken later bezoekt Sofie met Peeters een appartement dat wordt verkocht door makelaar Tom, een goede vriend van haar. Tom vertelt Sofie vertrouwelijk dat de verkoper bereid is 15.000 euro onder de vraagprijs te zakken als er snel wordt getekend, maar dat hij dit niet in het dossier wil. Sofie weet dat Peeters maximum 280.000 euro kan lenen; het appartement staat te koop voor 295.000 euro.
1. Mag Sofie de vertrouwelijke informatie van Tom gebruiken bij de onderhandeling voor Peeters? Motiveer vanuit de deontologie en benoem de belangenconflicten.
Read the worked answer
Nee, in principe niet zonder meer. Tom deelde de informatie in een vertrouwelijke context en Sofie is als makelaar gebonden aan discretie en aan het verbod om vertrouwelijke gegevens van een andere makelaar of van een derde te misbruiken. Daarnaast heeft Sofie twee petten: zij is zowel verkoopmakelaar van Peeters' woning als aankoopbegeleider van Peeters. Bij de aankoop vertegenwoordigt zij Peeters, maar zij heeft ook een vriendschappelijke band met Tom, die de verkoper vertegenwoordigt. Dat is een potentieel belangenconflict dat zij transparant moet melden.
De correcte aanpak is dat Sofie Peeters niet informeert over de vertrouwelijke mededeling als dusdanig, maar wel haar eigen onderhandelingspositie correct opbouwt: zij kan Peeters wijzen op haar financiële grens van 280.000 euro en op de vraagprijs van 295.000 euro. Als Sofie de vertrouwelijke informatie toch wil gebruiken, moet zij eerst Tom toestemming vragen om die informatie te delen. Zonder die toestemming mag zij de informatie niet aanwenden. Zij moet ook schriftelijk vastleggen dat zij beide opdrachten aanvaardt en welke rol zij in elke fase speelt.
2. Peeters betaalt een voorschot van 5.000 euro aan Sofie voor de aankoopbegeleiding. Op welke rekening moet dat bedrag terechtkomen en wat moet Sofie doen als zij het voorschot toch op haar gewone rekening ontvangt?
Read the worked answer
Het voorschot hoort op de derdenrekening van Sofie te staan, niet op haar gewone beroepsrekening. De derdenrekening is bestemd voor gelden die zij voor rekening van cliënten ontvangt en die niet vermengd mogen worden met haar eigen middelen. Zodra het bedrag op de gewone rekening toekomt, moet Sofie het onmiddellijk overschrijven naar de derdenrekening en de beweging in haar boekhouding documenteren.
Zij moet ook nagaan of het voorschot verschuldigd is en of er een geschreven opdracht met duidelijke ereloonafspraak bestaat. Zij mag het voorschot niet gebruiken om eigen kosten te betalen voordat de opdracht is uitgevoerd of de afrekening is gebeurd. Bij een geschil moet zij kunnen aantonen wanneer het geld is ontvangen, wanneer het is overgeschreven en op basis van welke afspraak. Tot slot moet zij het voorschot correct vermelden in haar ereloonafrekening en de cliënt daarvan een duidelijk overzicht geven.
3. Welke stappen moet Sofie zetten om haar dubbele opdracht deontologisch in orde te brengen?
Read the worked answer
Sofie moet eerst haar opdrachten schriftelijk vastleggen: een bemiddelingsovereenkomst voor de verkoop en een duidelijke zoekopdracht voor de aankoop, met afzonderlijke erelonen en een omschrijving van haar rol. Vervolgens moet zij Peeters schriftelijk informeren over het potentieel belangenconflict dat voortvloeit uit haar vriendschap met Tom en uit het feit dat zij voor de ene opdracht verkoopt en voor de andere koopt. Peeters moet daarvan op de hoogte zijn en moet kunnen beslissen of zij de opdracht wil voortzetten.
Sofie moet ook afspraken maken over de vertrouwelijkheid: informatie die zij van Tom krijgt, mag zij niet zonder zijn toestemming aan Peeters meedelen. Zij moet haar dossiers scheiden en ervoor zorgen dat zij in de aankooponderhandeling uitsluitend het belang van Peeters behartigt. Als het conflict niet beheersbaar is, moet zij een van beide opdrachten weigeren of doorverwijzen. Ten slotte moet zij de nodige bewijsstukken bewaren: de overeenkomsten, de informatie over het conflict en de schriftelijke toestemmingen.