Nebenkostenabrechnung mit Ölvorrat und vier Monaten Leerstand
Für ein Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung 2024. Die Ölheizung erwärmt auch das Warmwasser. Ölbestand am 1. Januar 2024: 4'200 Liter (Einstandspreis 1.00 Franken pro Liter). Lieferungen 2024: 6'000 Liter à 1.15 Franken. Ölbestand am 31. Dezember 2024: 2'700 Liter (Bewertung 1.15 Franken). Die Vorauszahlungen für Heizung und Nebenkosten betragen 180 Franken pro Wohnung und Monat, gesamthaft 12'960 Franken pro Jahr (Soll). Wohnung 3. OG (Nettomiete 1'540 Franken) stand vom 1. Februar bis 31. Mai leer; der Vormieter zog Ende Januar aus, die Nachmieterin zog am 1. Juni ein. Der Verteilschlüssel im Mietvertrag lautet: Heizung 60 Prozent nach beheizter Fläche und 40 Prozent nach Verbrauch, Warmwasser nach Fläche, übrige Nebenkosten nach Wohnungszahl. Die Eigentümerin erwartet eine Abrechnung «ohne Nachbelastung, damit die Mieter zufrieden sind».
1. Ermitteln Sie die Heizkosten 2024 und begründen Sie, weshalb nicht einfach die Ölrechnung von 6'900 Franken eingesetzt werden darf.
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Verbrauchsrechnung: 4'200 + 6'000 − 2'700 = 7'500 Liter tatsächlich verbrauchtes Öl.
Bewertung:
- Anfangsbestand: 4'200 × 1.00 = 4'200 Franken
- Lieferungen: 6'000 × 1.15 = 6'900 Franken
- Endbestand: 2'700 × 1.15 = 3'105 Franken
- Kosten 2024: 4'200 + 6'900 − 3'105 = 7'995 Franken
Begründung: Die Ölrechnung zeigt den Einkauf, nicht den Verbrauch. Wer die 6'900 Franken einsetzt, lässt sich den aufgebauten Vorrat von 2'700 Litern von den Mietern finanzieren und verschiebt Kosten zwischen Perioden. Das widerspricht dem Periodizitätsprinzip und dem Grundsatz, dass nur tatsächlich angefallene Kosten überwälzbar sind.
Nächster Schritt: Die 7'995 Franken betreffen Heizung und Warmwasser. Der Warmwasseranteil ist nach dem vertraglichen Schlüssel (Fläche) separat auszuscheiden, der Rest wird 60 Prozent nach Fläche und 40 Prozent nach Verbrauch verteilt. Wichtig: Der Verbrauchsanteil muss mindestens 50 Prozent betragen, was hier erfüllt ist; liegt kein Verbrauchswert vor (defekter Verteiler), ist der Anteil nach Fläche zu schätzen und zu dokumentieren.
2. Wie behandeln Sie den viermonatigen Leerstand in der Abrechnung?
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Der Leerstand ist ein Vermieterrisiko und darf nicht über den Verteilschlüssel auf die übrigen Mietparteien abgewälzt werden.
Vorgehen:
- Der Verteilschlüssel (Fläche, Verbrauch, Wohnungszahl) bleibt unverändert auf die Gesamtheit bezogen; der Nenner wird nicht auf die vermieteten Einheiten reduziert. Sonst würden die verbleibenden Mieter die Kosten der leeren Wohnung mittragen.
- Der auf die Wohnung 3. OG entfallende Anteil wird als Vermieteranteil ausgeschieden und nicht in Rechnung gestellt.
- Bei den übrigen Nebenkosten nach Wohnungszahl gilt dasselbe: Der Sechstel-Anteil der leerstehenden Wohnung für Februar bis Mai bleibt bei der Eigentümerin.
- Die Vorauszahlungen dieser Wohnung fehlen ebenfalls (rund 4 × 180 = 720 Franken). Diese Unterdeckung ist kein Mietertrag, sondern eine Ertragsminderung der Eigentümerin.
Praktisch: Für jede Kostenposition eine Zeile mit Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil vermietet und Anteil Leerstand führen. So ist die Abrechnung prüfbar und die Eigentümerin sieht schwarz auf weiss, was der Leerstand gekostet hat. Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Jahres werden die Vorauszahlungen taggenau abgegrenzt, nicht monatsweise pauschal.
3. Wie reagieren Sie auf den Wunsch der Eigentümerin nach einer Abrechnung «ohne Nachbelastung», und wie fliesst das Ergebnis in die Jahresrechnung ein?
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Eine künstlich gekürzte Abrechnung ist keine Lösung: Sie wäre nicht nachvollziehbar, würde bei einer Prüfung durch die Mieter nicht standhalten und die Eigentümerin um legitime Einnahmen bringen. Zudem müsste eine allfällige Unterdeckung ohnehin in der Jahresrechnung getragen werden, nur ohne Transparenz.
Vorgehen:
- Abrechnung korrekt erstellen und die Unter- oder Überdeckung offen ausweisen. Die Mieter haben Anspruch auf Erläuterung und Belegeinsicht; Einwendungen sind innert 30 Tagen zu erheben. Eine kurze Beilage mit den drei wichtigsten Positionen reduziert Rückfragen stärker als jede Kürzung.
- Der Ölvorrat von 2'700 Litern (3'105 Franken) ist als Vorrat zu aktivieren und über die Abgrenzung ins Folgejahr zu tragen; er darf das Jahresergebnis nicht belasten.
- Die Leerstandskosten und der nicht gedeckte Vorauszahlungsanteil sind in der Erfolgsrechnung als Ertragsminderung beziehungsweise als nicht überwälzbarer Aufwand zu zeigen.
- Wenn die Eigentümerin die Mieter dennoch entlasten will, dann als bewussten, schriftlich dokumentierten Entscheid (z. B. Verzicht auf einen Teil der Nachbelastung mit Begründung) und nicht durch manipulierte Zahlen.
So bleibt die Abrechnung revisionsfähig, und der Entscheid ist bei der Eigentümerin, nicht in der Buchhaltung.