Conservación de información, confidencialidad y comunicación con autoridades
Conservación
Las entidades deben conservar expedientes de identificación, registros de operaciones, reportes y documentación de análisis por el plazo que fijen las Disposiciones (mínimo 5 años, con plazos específicos según el tipo de información). La conservación debe permitir reconstruir la operación y la debida diligencia aplicada.
Confidencialidad
El reporte de operaciones inusuales es confidencial: no se informa al cliente que fue reportado (prohibición de “tipping off”). La información solo se comparte con autoridades competentes en los términos de ley. La violación de confidencialidad puede constituir delito.
Comunicación con autoridades
La UIF recibe reportes; la CNBV supervisa; el Ministerio Público investiga delitos. La entidad debe atender requerimientos oficiales en los plazos establecidos y mantener canales formales.
Trampas frecuentes
- Creer que se puede informar al cliente sobre el reporte (prohibido).
- Confundir el plazo de conservación con el de presentación de reportes.
- Suponer que se puede compartir información con cualquier autoridad sin fundamento.
- No conservar las alertas descartadas: también deben conservarse.
Regla de oro
“Conservar todo, informar a nadie (salvo autoridad), documentar siempre.” La confidencialidad protege la investigación y evita alertar al cliente.